Videoconferências

Desde o crescimento do teletrabalho e do trabalho híbrido, as empresas têm adotado as videoconferências para ligar os colaboradores, independentemente do local de trabalho.

Quer pretenda agendar um chat por vídeo individual com um subordinado direto ou uma reunião por vídeo no final do mês com toda a sua organização, o software de videoconferências é uma ótima forma de incentivar a sua equipa a trabalhar em conjunto e a manter o contacto.

Normalmente, para organizar uma videoconferência, só é preciso um software de conferências Web, uma ligação à Internet ou Wi-Fi forte e um dispositivo de videoconferências.

Para assegurar o sucesso das videoconferências, são necessárias funcionalidades específicas para satisfazer as suas necessidades ao trabalhar com colegas de todo o mundo.

As funcionalidades das ferramentas de videoconferência devem incluir:

• Gravação de reuniões para partilhar com os participantes e para referência futura.
• Função de chat para interagir com colegas antes, durante e após uma conferência.
• Partilha de ecrã para destacar demonstrações e ajudar os participantes a compreender a sua apresentação.
• Legendas ocultas para oferecer clareza, inclusão e acessibilidade a todos os participantes.
• Escolha ou carregue o seu fundo para reduzir as distrações.
• Um botão de reações para interagir rapidamente com os conteúdos ou debater um tema sem interromper a chamada.
• Visualização e transferência da lista de participantes para referência e seguimento junto dos participantes após a sessão.

As ferramentas de videoconferência também devem permitir aos participantes optar por utilizar uma câmara ou um microfone.

Idealmente, este tipo de software também ajuda com as apresentações, que são mais importantes do que nunca num ambiente de trabalho híbrido. O Microsoft Teams tem uma função chamada instrutor de elocução que ajuda os apresentadores a falar de forma mais confiante nas reuniões ao fornecer orientação e feedback sobre o ritmo, a utilização de palavras redundantes e lembretes para interagir com o público.

Durante o surto de COVID-19, milhões de empresas e escritórios tiveram de fechar os espaços físicos, e pessoas de todo o mundo foram forçadas a permanecer em casa. O impacto da COVID-19 nas videoconferências foi enorme. O "trabalho em qualquer lugar" passou de uma tendência empresarial para uma necessidade praticamente de um dia para o outro. Subitamente, empresas de todas as indústrias tiveram de se adaptar.

Muitos trabalhadores utilizaram os computadores pessoais ou tiverem de recorrer a equipamentos da entidade patronal para fazerem o seu trabalho. Outras empresas ajudaram os colaboradores a comprar equipamento para trabalharem a partir de casa e criaram políticas de teletrabalho a longo prazo enquanto as semanas se transformavam em meses. As empresas implementaram ferramentas, como software de videoconferências, para que os trabalhadores pudessem continuar a colaborar e a interagir com as respetivas equipas.

Em 2021, o mercado global de videoconferências tinha um valor de 14,6 mil milhões USD de acordo com a Statista. A importância das videoconferências durante o surto de COVID-19 e a forma como afetam atualmente o trabalho das empresas ainda podem ser sentidas nos locais de trabalho.

Com o trabalho híbrido moderno, as videoconferências passaram a ser uma necessidade. As videoconferências oferecem às equipas uma oportunidade de interação, quer estejam no mesmo edifício ou num local totalmente diferente.

No entanto, visto que os trabalhadores podem não estar no mesmo ambiente, é essencial implementar algumas melhores práticas para as chamadas virtuais. Por exemplo, deve tomar notas das reuniões numa aplicação ou num documento digital acessível para manter todas as pessoas organizadas e em sintonia. Também é essencial que os participantes testem os respetivos equipamentos e garantam que os mesmos estão em boas condições de funcionamento para evitar problemas técnicos durante uma chamada de grupo.

Embora as reuniões virtuais exijam, por vezes, ajustes adicionais, podem ser uma ferramenta importante para unir a sua organização e manter a produtividade empresarial.

A COVID-19 e o teletrabalho mudaram completamente o papel das videoconferências nas empresas. A adoção das videoconferências pode desbloquear todo o tipo de oportunidades para a sua organização. Por exemplo:

• Pode expandir o seu grupo de colaboradores com contratações fora da sua localização geográfica.
• Poderá contratar uma equipa de trabalhadores alinhada com o modo de trabalho híbrido, o que permite um horário mais flexível ao invés do horário tradicional das 9h00 às 18h00.
• Os colaboradores em viagem podem manter-se ligados com um dispositivo inteligente.
• Um ambiente de trabalho híbrido ou em teletrabalho pode incentivar os colaboradores a integrarem a sua empresa.

As videoconferências podem ajudar a melhorar as suas operações empresariais, enquanto promovem a produtividade e reforçam a comunidade através de colaboração pessoal e em tempo real.