Videokonverentsid

Kaug- ja hübriidtöö võidukäik on ettevõtete jaoks kaasa toonud vajaduse võtta kasutusele videokonverentsid, et tuua töötajad kokku olenemata sellest, kus nad päriselt tööd teevad.

Olenemata sellest, kas soovite lihtsalt näiteks otsese alluvaga kiiresti omavahelise videovestluse korraldada või korraldada kord kuus tervet asutust hõlmavaid videokoosolekuid, on videokonverentsitarkvara suurepärane vahend, mis aitab teie meeskonnal koostööd teha ja kontakti hoida.

Enamasti läheb teil videokonverentsi korraldamiseks vaja üksnes veebikonverentsitarkvara, kiiret ja stabiilset Interneti- või Wi-Fi-ühendust ning videokonverentsiseadet.

Eduka videokonverentsi tagamiseks läheb teil vaja konkreetseid funktsioone, mis vastaksid üle maailma laiali asuvate meeskonnakaaslastega töötamisel teie vajadustele.

Videokonverentside tööriistade funktsioonide hulgas peaksid kindlasti olema järgmised võimalused:

• koosolekute salvestamine, et salvestist osalejatega jagada ja vajaduse korral hiljem uuesti vaadata;
• Tekstvestluse funktsioon, et kolleegidega suhelda nii enne ja pärast konverentsiseanssi kui ka selle käigus;
• Ekraanikuva jagamine demonstratsioonide esile tõstmiseks ning selleks, et lihtosalejad saaksid teie ettekannet mugavamalt jälgida;
• subtiitrite lisamine, et kõneldav jutt oleks selge, täpne ja hõlpsasti jälgitav kõigi osalejate jaoks;
• tausta valimine või ise tausta üles laadimine segavate elementide vähendamiseks;
• reaktsiooninupp, et sisule või arutelule oleks lihtne reageerida ilma kõnet katkestamata;
• lihtosalejate loendi vaatamine ja allalaadimine, et seda pärast koosolekut või konverentsi vaadata ja osalejatega vajaduse korral edasi suhelda.

Videokonverentside tööriistad peaksid lisaks lubama osalejatel valida, kas nad soovivad kaamera sisse lülitada või mikrofoni kasutada.

Ideaalis võiks seda tüüpi tarkvara teile ka esinemisoskuste asjus abiks olla –on need oskused ju hübriidtöökeskkonnas olulisemad kui kunagi varem. Microsoft Teams hõlmab kõnekoolitaja funktsiooni, mis aitab esinejatel koosolekutel enesekindlamalt esineda, pakkudes neile juhendust ja tagasisidet tempo ja täitesõnade kasutuse kohta ning tuletades meelde publikuga suhtlemist.

Covid-19 pandeemia ajal sulgesid miljonid ettevõtted ja kontorid oma füüsilised ruumid ning inimesed üle kogu maailma olid sunnitud koju karantiini jääma. Covidi mõju videokonverentsidele oli hiiglaslik – kui varem oli kaugtöö võimaluse pakkumine eeskätt trendikate idufirmade pärusmaa, siis sisuliselt üleöö sai sellest funktsioon, mis oli hädavajalik igale ettevõttele. Äkitselt pidid iga valdkonna ettevõtted uue olukorraga kohanema.

Paljud töötajad kasutasid töö jaoks isiklikke arvuteid või tööandjalt laenatud seadmeid. Teised ettevõtted andsid töötajatele kodust töötamise jaoks vajalike seadmete ostmiseks toetust ning koostasid pikaajalise kaugtöö poliitikad, kuna nädalatest said peagi kuud. Ettevõtted võtsid kasutusele videokonverentsitarkvara ja muud säärased tööriistad, mis võimaldasid töötajatel ka hajusalt paiknevates meeskondades koostööd teha ja suhelda.

2021. aasta seisuga oli globaalne videokonverentsiturg väärt 14,6 miljardit USA dollarit, väidab Statista. Videokonverentside olulisus Covidi ajal – ning selle mõju tänasele äritegevusele – on töökohtades tuntav siiamaani.

Tänapäevases hübriidtöökeskkonnas on videokonverentsid hädavajadus, mitte enam luksustoode. Videokonverentside abil saavad meeskonnad silmast silma suhelda olenemata sellest, kas inimesed viibivad samas kontorihoones koos või üle maailma laiali.

Kuna kõik töötajad ei pruugi olla samas situatsioonis, on aga oluline pidada virtuaalkõnesid pidades silmas häid tavasid. Näiteks tuleks koosolekumärkmed jäädvustada digitaalses rakenduses või dokumendis, millele pääsevad juurde kõik, kellel seda vaja läheb. Nii püsivad asjad korras ja kõik teavad, millest jutt käib. Samuti peavad koosolekul osalejad oma seadmeid juba enne koosolekut katsetama ja veenduma, et tehniliselt oleks kõik korras ning rühmakõne käigus ei tuleks ette viperusi.

Ehkki vahel võivad virtuaalkoosolekud nõuda veidi rohkem lihvi, on tegemist potentsiaalselt vägagi võimsa tööriistaga, mis aitab teie töötajad kokku tuua ja tagab äritegevuse sujuva kulgemise.

Covid-19 ja kodust töötamise võimalused on videokonverentside rolli ettevõtluses suurel määral muutnud. Videokonverentside omaks võtmine võib ka teie asutuse või ettevõtte jaoks avada ohtralt uusi võimalusi! Siin on mõned näited.

• Võimalus palgata töötajaid ka väljaspool oma füüsilist asukohta laiendab teie talentide ridu.
• Hübriidtöömudel lihtsustab uute töötajate palkamist, kuna võimaldab inimestel paindlikult töötada – mitte lihtsalt traditsioone järgides kella üheksast hommikul viieni õhtul.
• Töötajad, kellel on vaja sageli komandeeringus käia, saavad nutiseadme abil töökaaslastega kontakti hoida.
• Kaug- või hübriidtöö võimalus võib uusi töötajaid innustada just teie ettevõttega liituma.

Videokonverentsid on abiks teie ettevõtte äritegevusele, ent reaalajas toimuv koostöö, kus inimesed saavad üksteisega vestelda ja üksteist näha, aitab kaasa ka meeskonnatunde tekkimisele ja tõhusamale tööle.