Liiketoimintaprosessien hallinnan kuusi vaihetta

Ensimmäinen vaihe: Suunnittele strategiasi

Tee ensin yhteistyötä johdon kanssa luodaksesi liiketoimintaprosessin hallintastrategian, joka tukee organisaation keskeisiä liiketoimintatavoitteita. Yritykset haluavat investoida erittäin vaikuttaviin ja pienen riskin projekteihin, jotka tuottavat mitattavissa olevia tuloksia, jotka ovat tiukasti linjassa niiden keskeisten suorituskykyilmaisimien kanssa.

Tarkastele liiketoiminta-alueita, joilla yrityksen tavoitteiden saavuttaminen on hidastunut tai pysähtynyt. Määrittele laajasti, mitä on mahdollisesti muutettava – ja miten – luokittelemalla niihin liittyvät liiketoimintatoiminnot yhteen kolmesta liiketoimintaprosessien hallinnan päätyypistä:

• Ihmiskeskeinen BPM. Ihmiskeskeinen prosessi, josta puuttuu pitkälti automaatio, keskittyy ihmisiin. Tietyt päätökset, hyväksynnät ja muut prosessitehtävät on tarkoitettu työntekijöille, asiakkaille ja muille henkilöille. Näissä tapauksissa BPM:n pitäisi antaa henkilöille mahdollisuus käyttää hyvin suunniteltuja sovellusliittymiä sekä ilmoitus- ja seurantatoimintoja.
  
  Ihmiskeskeisiä BPM-esimerkkejä ovat muun muassa palkkausprosessit, joissa HR-henkilöstö työskentelee esihenkilöiden kanssa työpaikkailmoitusten laatimiseksi, seuloo hakijat, pyytää suosituksia ja haastattelee ehdokkaat. Toinen esiintymä on asiakaspalvelijoiden käsittelemät asiakkaiden valitusprosessit.
• Asiakirjakeskeinen BPM. Paperisia ja sähköisiä asiakirjoja sisältäviä prosesseja on käsiteltävä huolellisesti ja yrityksen, toimialan ja sääntelyn vaatimusten mukaisesti. Tiedostokeskeinen BPM käyttää usein työnkulun automatisointia tehokkuuden ja tarkkuuden parantamiseen ja vaatimustenmukaisuuden säilyttämiseen.
  
  Paljon asiakirjoja sisältäviä BPM-esimerkkejä ovat laki-, rahoitus-, osto- ja muut osastot jotka reitittävät sopimukset useille henkilöille tarkistettavaksi ja allekirjoitettavaksi. Toinen esimerkki on terveysorganisaatiot, jotka ylläpitävät sähköisiä terveystietoja.
• Integrointikeskeinen BPM. Tässä luokassa keskitytään integroimaan ja automatisoimaan järjestelmiä, kuten yrityksen resurssienhallinta (ERP), asiakassuhteiden hallinta (CRM) ja henkilöstöhallintojärjestelmät (HRMS). Integrointikeskeisen BPM:n avulla käyttäjät voivat nopeasti käyttää sovelluksia, tietoja ja palveluita yhdistimiä ja ohjelmointirajapintoja käyttämällä, mikä parantaa käyttäjien tuottavuutta ja tyytyväisyyttä.
  
  Esimerkkejä integrointikeskeisistä BPM:istä ovat muun muassa markkinointi- ja myyntitiimit, jotka käyttävät yhdistettyä kampanjaa, liidianalyysia ja CRM-työkaluja yksityiskohtaisten tietojen jakamiseen mahdollisista ja nykyisistä asiakkaista.

Toinen vaihe: Ihanteellisten prosessien suunnitteleminen ja määrittäminen

Kun olet määrittänyt strategiset tavoitteet selkeästi ja saanut tuen yritykseltä, analysoi ja kartoita jokainen prosessi parannusta varten. Tunnista tärkeät prosessitapahtumat, kullekin tarvittava manuaalinen ja automatisoitu tehtävä, niitä suorittavat henkilöt, aikajanat ja käytetyt tekniikat. Etsi pullonkauloja ja viiveitä; tarpeettomat tehtävät; ja alueet, joita kuvaavat liialliset kustannukset ja inhimilliset virheet, asiakkaiden tyytymättömyys tai yhteensopimattomuus.

Kun seuraavaksi ymmärrät "sellaisenaan"-tilan, käytä merkityksellisiä tietoja uusien liiketoimintavaatimusten määrittämiseen prosessille. Suunnittele sitten ja määritä ihanteellinen "tulevaisuuden" tila. Ideoi erilaisia tapoja ratkaista ongelmia. Jäsennä myös mittarit, joiden avulla seurataan liiketoimintaprosessin parantamista. Pyydä prosessin sidosryhmiä, joiden osallistuminen on erittäin tärkeää projektin onnistumisen kannalta, auttamaan arviointitietojen keräämisessä ja antamaan palautetta malleista.

BPM-aloitteesi alkuvaiheessa yrityksesi saattaa haluta ottaa käyttöön liiketoimintaprosessien parantamismenetelmän, jotta lähestymistapa jäsentyisi paremmin ja edistettäisiin yhteistä päämäärätietoisuutta. Vaikka liiketoimintaprosessien parannusmenetelmillä on eri periaatteita ja tekniikoita, ne kaikki pyrkivät poistamaan turhuuksia, poistamaan esteitä, parantamaan yhteistyötä ja edistämään kulttuurista muutosta.

Yleisiä liiketoimintaprosessin kehitysmenetelmiä ovat:

• Ketterä hallinta
• Kaizen
• Lean-hallinta
• Six Sigma
• Kokonaisvaltainen laadunhallinta

Hyödynnä myös prosessilouhintaa, prosessien yhdistämistä ja muita liiketoimintaprosessien hallintaohjelmistoja (BPMS), jotta voit nopeasti analysoida ja visualisoida työnkulkuja. Vastaavasti älykkäät BPMS (iBPMS) -ratkaisut voivat auttaa parantamaan työnkulkuja pilvi-, tekoäly- ja massadata-analytiikkaominaisuuksien avulla.

Neljäs vaihe: Parannusten käyttöönotto

Olet valmis aloittamaan optimoidun prosessin käytön. Aloita soveltuvuusselvitysratkaisulla, jossa pieni ryhmä testaa prosessia. Sen jälkeen voit kehittää prosessia palautteen mukaan. Hyödynnä BPMS:n valmiita malleja ja yhdistimiä ja kehitä intuitiivisia käyttöliittymiä uusille automatisoiduille ja integroiduille prosesseille.

Ennen kuin aloitat prosessin virallisesti suuremman organisaation kanssa, ota käyttöön suunnitelmat ja resurssit projektin- ja muutoksenhallintaa varten. Siirrä tiimit asianmukaisesti, jotta voit tasoittaa alkuvaiheen ongelmat, välttää toiminnan keskeytyksiä ja edistää käyttöönottoa. Viimeistele myös mittarit ja luo liiketoimintatietojen (BI) työkalujen avulla koontinäyttöjä ja raportteja, jotka tarjoavat reaaliaikaisia tai lähes reaaliaikaisia merkityksellisiä tietoja.

Päivitä työroolit ja vastuualueet ja pidä koulutustilaisuuksia työntekijöiden kanssa osana muutoksenhallintasuunnitelmaa. Ilmoita muutoksista asiakkaille ja toimittajille ja tarjoa tukea.

Vaihe viisi: Suorituskykymittareiden valvonta ja seuranta

Tunnista BPM-elinkaaren tässä vaiheessa mahdolliset lisämuutosalueet seuraamalla suorituskykymittareiden luontitietoja. Tavoitteistasi riippuen voit syventyä uusien prosessien tehokkuuksien eri piirteisiin, kuten siihen, miten hyvin:

• Prosessin työnkulku toimii.
• Prosessi toimii laajemmassa organisaatiossa.
• Prosessi toimii teknisestä perspektiivistä.

Keskustele myös sidosryhmien kanssa saadaksesi lisätietoja ajan- ja kustannussäästöistä – sekä toteutuneista että mahdollisista – ja paljastaaksesi pullonkauloja.

BI-työkalujen avulla voit luoda, visualisoida ja raportoida mittareita, verrata tilastoja alan vertailuarvoihin ja arvioida, miten ne mittaavat organisaatiosi suorituskykyilmaisimia. Hyödynnä jälleen BPMS-ratkaisuja tietojen keräämisen ja simulaation mallinnuksen helpottamiseksi. Seuraa suorituskykyä mahdollisimman säännöllisesti varmistaaksesi, että BPM-aloite täyttää jatkossakin tavoitteensa ja tukee organisaation suurempia liiketoimintatavoitteita.

Vaihe kuusi: Optimointi uusien tietojen perusteella

Valvonta- ja seurantatoimet ovat luoneet lukuisia toiminnallisia merkityksellisiä tietoja. Nyt on aika käyttää näitä tietoja liiketoimintaprosessin tehostamiseen ja parantamiseen. Jatkuvan iteroinnin ja innovaatioiden avulla voit jatkaa prosessin ja sen työnkulkujen hienosäätämistä uusien toiminnallisten tehokkuuksien saavuttamiseksi. Usein esiin tulee lisää mahdollisuuksia automatisointiin, standardointiin ja integrointiin.

Pyrkimys tuottaa suurempaa liiketoiminta-arvoa ei lopu koskaan, eikä myöskään prosessien seuranta ja optimointi. Liiketoimintastrategiat, markkinaolosuhteet ja lainsäädännölliset vaatimukset muuttuvat jatkuvasti, joten sinun on oltava valmis mukauttamaan prosessejasi niihin.

Jos olosuhteet vaativat merkittäviä päivityksiä, aloita BPM-elinkaari uudelleen. Yrityksesi on nyt tehnyt liiketoimintaprosessien hallinnan vaiheet omakseen. Johtajat ja prosessin sidosryhmät voivat yhdessä suunnitella uusia hankkeita.