Trace Id is missing

Mitä älykäs tiedoston käsittely on?

Nuori silmälasipäinen nainen työskentelee kannettavalla tietokoneella

Datamäärä on saavuttanut kylläisyyspisteen. Organisaatioilla on nykyään usein niin paljon dataa, että on vaikea tulkita, mikä on arvokasta tietoa ja mikä ei. Merkityksellisten tietojen louhiminen valtavista datamääristä voi olla kallista ja aikaavievää. Onneksi älykäs tiedoston käsittely eli IDP voi auttaa tässä.

 

Älykäs tiedoston käsittely (IDP) on työnkulkuautomaatiotekniikka, joka skannaa, lukee, poimii, luokittelee ja järjestää suurista datavirroista merkityksellisiä tietoja helppokäyttöisiin muotoihin. Tämä tekniikka voi käsitellä monenlaisia asiakirjoja: raportteja, PDF-tiedostoja, Word-asiakirjoja, laskentataulukoita ja monia muita muotoja. IDP:n ensisijainen funktio on poimia arvokkaita tietoja suurista datajoukoista ilman ihmisen toimia.

 

Asiakirjojen käsittelyn automatisointi IDP:llä tarjoaa monia etuja. Tekoälyä hyödyntävän IDP:n ansiosta et tarvitse henkilöstöä, jonka tehtävänä on antaa tai käsitellä tietoja manuaalisesti. Tämä paitsi nopeuttaa tietojen käsittelyä, myös pienentää kustannuksia ja parantaa tehokkuutta, sillä IDP:n avulla vältät inhimilliset virheet.

 

Nykyaikaisissa organisaatioissa on yleensä paljon kolmeen eri luokkaan jaettavaa dataa: jäsennettyä dataa, jäsentämätöntä dataa ja puolijäsennettyä dataa. Jäsennetty data on järjestettyä dataa, jota ihmiset voivat lukea helposti. Jäsentämättömän datan analysointi ja käsittely puolestaan vie paljon aikaa. Puolijäsennetty data on kahden edellä mainitun välimuoto. Älykkäät tiedoston käsittelyratkaisut voivat automatisoida jäsennetyn, jäsentämättömän ja puolijäsennetyn datan käsittelyn.

Muunna asiakirjat käyttökelpoisiksi tiedoiksi Power Automaten avulla

Tee asiakirjojen käsittelystä entistä helpompaa Microsoft Power Automaten IDP-tekniikan avulla. Power Automaten avulla voit heittää hyvästit tietojen manuaaliselle antamiselle ja käsittelyllä sekä hyödyntää luotettavia dataasi pohjautuvia merkityksellisiä tietoja.
Lue lisää

Miten älykäs tiedoston käsittely toimii?

 

Älykkäässä tiedoston käsittelyssä on muutamia vaiheita.

 

Se alkaa älykkäästä tiedoston tunnistuksesta, kun IDP skannaa ja luokittelee tiedostot monimutkaisella syväoppimistekoälytekniikalla. Tämän tekniikan voi kouluttaa jopa 190 kielelle – ja se kykenee lukemaan ja tulkitsemaan tiedostoja data-analyytikon tavoin.

 

Kun data on luokiteltu, älykäs asiakirjojen automatisointiohjelmisto aloittaa organisaatiollesi arvokkaiden tietojen poimimisen. Poiminta toteutetaan kognitiivisilla tekoälytekniikoilla, jotka tunnistavat tiettyjä tietoja laajemmasta asiakirjasta. IDP järjestää sitten olennaiset tiedot ja esittää ne helposti käytettävissä olevassa muodossa.

 

Jos organisaatiollasi on paljon jäsennettyä, jäsentämätöntä ja puolijäsennettyä dataa, investointi älykkääseen tiedoston käsittelyyn kannattaa ottaa huomioon osana liiketoimintaprosessien hallintastrategiaa.

Älykkään tiedoston käsittelyn edut

 

Älykkään tiedoston käsittelyn on osoitettu parantavan liiketoimintaprosesseja ja parantavan tiimien tehokkuutta. Alla on lueteltu muutamia asiakirjojen käsittelyn automatisoinnin tärkeimpiä etuja:

 

  • Voit parantaa käsittelyn tarkkuutta älykkäällä tiedoston käsittelyllä. Dataa käsittelevät ihmiset tekevät paljon enemmän virheitä kuin IDP.
  • Voit pienentää asiakirjojen käsittelyn kustannuksia automatisoimalla joitain työnkulkujasi. Manuaalinen asiakirjojen käsittely maksaa keskimäärin kuudesta kahdeksaan dollaria per asiakirja. Automatisoidun asiakirjojen käsittelyn kustannukset per asiakirja ovat huomattavasti pienemmät.
  • Voit parantaa työntekijöidesi tuottavuutta antamalla heille mahdollisuuden tehdä työtä, jolla on suurempi vaikutus. Kun työntekijöiden ei tarvitse käsitellä aikaa vieviä asiakirjoja, he voivat ohjata huomionsa vapaasti muualle.

Mitä eroa on älykkäällä tiedoston käsittelyllä ja automatisoidulla asiakirjojen käsittelyllä?

 

Automaattinen asiakirjojen käsittely on IDP:hen liittyvä tekniikka, joka on kuitenkin hyvin erilainen. Automaattisella asiakirjojen käsittelyllä pääasiassa digitoidaan paperiasiakirjoja. Kun paperiasiakirjoista luodaan digitaalisia kopioita, ne voidaan indeksoida ja niitä voi hakea tietokannasta. Tämä on tärkeää esimerkiksi Liikenne- ja viestintäviraston kaltaisilla organisaatioilla, joissa käytetään paperiasiakirjoja ja jotka tarvitsevat silti tietonsa myös digitaalisessa muodossa.

 

Älykäs tiedoston käsittely on liiketoimintaprosessien hallintaohjelmisto, joka voi digitoida ja indeksoida paperiasiakirjoja, mutta se menee myös paljon pidemmälle erottelemalla arvokkaat tiedot ja tarjoamalla merkityksellisiä havaintoja paperiasiakirjojen (tai muun tyyppisten asiakirjojen) tiedoista sen sijaan, että ne olisi vain tallennettu digitaalisena.

Älykkään tiedoston käsittelyohjelmiston valinta

 

Organisaatiollesi parhaan älykkään tiedoston käsittelyohjelmiston valinnassa on muutamia vaiheita.

 

  1. IDP:n valinnan ensimmäinen vaihe on organisaation tiedonkäsittelytarpeiden tunnistaminen. Onko sinulla enemmän jäsennettyä vai jäsentämätöntä dataa? Missä muodossa suurin osa datasta on? Kuinka paljon tiedonkäsittelyä haluat automatisoida?
  2. Seuraavaksi sinun kannattaa arvioida, mikä data soveltuu parhaiten älykkääseen tiedoston käsittelyyn. Mieti sitä, kuinka kauan aikaa kunkin datajoukon käsittelyyn kuluu ja minkä datajoukon automatisoinnista olisi eniten hyötyä organisaatiollesi. Tiedostot, joiden manuaalinen käsittely kestää pisimpään, voivat soveltua hyvin IDP:lle.
  3. Kun olet tunnistanut automatisoivat tiedostonkäsittelytyönkulut, olet valmis valitsemaan älykkään tiedoston käsittelyohjelmiston. Tee päätöksesi organisaatiosi automaatiotarpeiden ja automaattisen tiedoston käsittelyn vaatimusten perusteella. Alla on lueteltu on joitakin kysymyksiä, jotka voivat selkeyttää valintaa:

  • Kuinka nopeasti älykkään tiedostoautomatisoinnin ratkaisu voidaan ottaa käyttöön?
  • Kuinka helposti ohjelmistoa voidaan ylläpitää?
  • Minkä tasoista tukea ohjelmistoyritys tarjoaa älykkään tiedostoautomatisoinnin palveluilleen?
  • Kykeneekö ohjelmiston älykäs tiedostontunnistusteknologia lukemaan kaikkia organisaation tarvitsemia asiakirjoja?
  • Pienentääkö ohjelmiston tarkkuus merkittävästi virheprosenttia?

Älykkään tiedoston käsittelyn käyttötapauksia

 

IDP:tä käytetään monilla eri toimialoilla. Alla on lueteltu joitain älykkään tiedoston käsittelyn käyttökohteita:

 

  • Rahoitusosastot  voivat automatisoida ostoreskontran toimintoja, kuten laskujen käsittelyn.
  • Henkilöstöhallinto-osastot  voivat käsitellä ansioluetteloita, seuloa työntekijöitä ja käsitellä työntekijätutkimuksia sekä muita henkilöstöhallinnon tietoja IDP:n avulla.
  • Julkishallinnon virastot hallitsevat lupia, myöntävät sähköisiä asiakirjoja ja käsittelevät hakemuksia älykkään tiedoston käsittelyohjelmiston avulla.
  • Vakuutusyhtiöt käyttävät automatisoitua asiakirjojen käsittelyä korvausvaatimusten käsittelyyn, väärinkäytösten havaitsemiseen, vakuutusten luokitteluun sekä nopeuttamaan organisaation asiakirjojen käsittelyä.
  • Lakiyritykset voivat käsitellä, arkistoida ja hallita juridisia tietoja IDP:n avulla manuaalista käsittelyä tarkemmin.

 

Nämä ovat vain muutamia aloista, joilla datan käsittelytyönkulkuja nopeutetaan ja parannetaan älykkäällä tiedoston käsittelyllä. Jos käytät oikeaa ohjelmistoa, IDP:llä on monia etuja useimmille organisaatioille.

Lue lisää liiketoimintaprosessien Microsoft Power Automatella automatisoinnin eduista.

Yksinkertaista asiakirjojen käsittelyä Microsoft Power Automaten avulla

 

Kun otat älykkään tiedoston käsittelyn käyttöön organisaatiossasi, voit kerätä hyödyllisiä tietoja asiakirjoista, vähentää inhimillisiä virheitä ja pienentää kustannuksia. IDP vapauttaa työntekijät datan rutiinikäsittelystä sekä tarjoaa datasta poimittuja merkityksellisiä tietoja helppokäyttöisessä muodossa.

 

IDP on vain yksi Power Automaten tarjoamista työnkulkuautomaatioista, jotka hoitavat toisteisia tehtäviä ja tehostavat työntekoa. Power Automaten vähän koodia vaativien vedä ja pudota -työkalujen avulla voit luoda innovatiivisia tapoja tehtävien suorittamiseen.

Lue lisää

Usein kysytyt kysymykset

  • Älykäs tiedoston käsittely (IDP) on työnkulkuautomaatiotekniikka, joka skannaa, lukee, poimii, luokittelee ja järjestää suurista datavirroista merkityksellisiä tietoja helppokäyttöisiin muotoihin.
  • Älykäs tiedoston käsittely luokittelee asiakirjat älykkäällä tiedostojen tunnistustekniikalla ja käsittelee sitten asiakirjojen tiedot mallintunnistustekniikan avulla. Kun asiakirja on käsitelty, IDP-ohjelmisto poimii merkitykselliset tiedot ja kokoaa ne helppokäyttöiseen muotoon.
  • Älykkään tiedoston käsittelyn on osoitettu parantavan eri alojen organisaatioiden tietojen käsittelyn tarkkuutta, tehokkuutta ja nopeutta.
  • Automaattisella asiakirjojen käsittelyllä pääasiassa digitoidaan paperiasiakirjoja. Älykäs tiedoston käsittely käsittelee täysin monenlaisia asiakirjatyyppejä ja järjestää niiden tärkeät tiedot ilman manuaalista käsittelyä.
  • Älykkään tiedoston käsittelyohjelmiston käyttöönotto aloitetaan arvioimalla nykyiset tiedostokäsittelyn työnkulut, jotta saadaan selville, mitkä niistä voidaan automatisoida. Kun tiedät, mitkä asiakirjat ja tiedostot haluat automatisoida, selvitä seuraavaksi työnkulut, jotka vaativat eniten tarkkuutta, ja aloita sitten niiden automatisoinnista.
  • Älykästä tiedoston käsittelyä voi käyttää monilla eri aloilla – aina vakuutusyhtiöistä valtion virastoihin – monentyyppisten tietojen käsittelyn nopeuttamiseksi ja tarkentamiseksi.

Ota yhteyttä myyntiin

Pyydä yhteydenottoa

Pyydä Power Automate -myyntiasiantuntijaa ottamaan yhteyttä sinuun.
Lähetä pyyntö

Seuraa Power Platformia