6 יתרונות לאוטומציה של תהליכים עסקיים

היתרונות של יישום פתרון BPA

לאחר שתבין אילו תהליכים ניתן להפוך לאוטומטיים ואילו לא ניתן, וכן כיצד לבנות זרימת עבודה דינאמית עבור הצוות שלך, תוכל להפיק תועלת מהאפשרויות שתוכנת האוטומציה של תהליכים עסקיים מציעה. להלן ששת היתרונות המובילים שמהם הארגון שלך יכול ליהנות כתוצאה מהפיכת התהליכים העסקיים שלך לאוטומטיים:

1. יעילות ופרודוקטיביות משופרת. בעת הוספת פתרון אוטומציה חדש שמבטל את אפשרויות השגיאות, העסק שלך הופך ליעיל יותר באופן מיידי וחושף פחות שגיאות. על-ידי הסרת התהליכים הידניים המסורבלים והקפדניים שהצוות שלך משלים מדי יום, אתה מבטל משימות שיוצרות צוואר בקבוק ומאיץ תהליכים עסקיים ברמה גבוהה יותר בין יחידות עסקיות, חברי צוות וכל האנשים בארגון שלך.
   
   
2. הפחתה בזמן ובעלויות. אוטומציה עוזרת לעסק שלך לצמצם את העלויות ולהגדיל את הרווחיות, במיוחד בקרב צוותים שנושאים את האחריות שלהם באמצעות תהליכי נייר ידניים. מאחר שהפיכת תהליכים לאוטומטיים מאיצה את הפעולות הפנימיות, קל לחסוך זמן וכסף על המשאבים הדרושים להשלמת תהליכים אלה, ובאפשרותך לתת משימות חדשות לעובדים שהוקצו בעבר לטובת מאמצים ידניים, בנושאים חשובים יותר.
   
   
3. ניהול פשוט של נתונים ומסמכים. בעת שימוש בתהליכים ידניים, עובדים עלולים לאבד את המעקב אחר תקשורת כתובה, גיליונות אלקטרוניים ומסמכים אחרים, בין שהודפסו או הועברו בין תיבות דואר אלקטרוני. בנוסף, כדי להעביר או לחשב מידע ממקור נתונים אחד למקור הנתונים הבא פירושו סיכוי רב יותר לשגיאות אנוש, וכן זמן נוסף שמושקע. אוטומציית תהליכים פירושה שכל המסמכים והנתונים שלך מאוחסנים במיקום יחיד, כדי לייעל את ניהול המסמכים, כך שהארגון והאחזור שלהם יהיו פשוטים.
   
   
4. נראות ושקיפות. לא תצטרך לספק תמיכה נוספת לצוות שלך מאחר שפתרונות אוטומציה עוזרים להבטיח ששיטות העבודה המומלצות יבוצעו והפיקוח ייאכף. באמצעות יכולות איסוף נתונים, דיווח וניתוח נתונים, באפשרותך להציג לוחות מחוונים של נתונים המספקים נראות ושקיפות לגבי מה שכולם עובדים עליו כעת, ובכך מתאפשרת קבלת החלטות מושכלות יותר.
   
   
5. תקנון ותאימות של תהליך. תהליכי אוטומציה כוללים קווים מנחים קפדניים לגבי המשתמשים שיכולים לבצע שינויים או לעדכן מסמכים, אך ייתכן שחברי הצוות שלך לא תמיד יעקבו אחריהם. כאשר BPA מוגדרת, אינך צריך לדאוג לגבי שלבים שלא נענו מכיוון שהתהליך כבר מוכלל במערכת. באפשרותך לבנות אוטומציית זרימת עבודה דיגיטלית יעילה כדי להבטיח שהמידע הנכון ינותב לאדם הנכון בזמן הנכון. משמעות נוספת היא שעסקים יוכלו לעקוב אחר מי משתמש באילו נתונים—באמצעות רישום שמות, תאריכים ופרטי הקצאה ללא טרחה. תיעוד של מידע זה גם עוזר לך ליצור מסלולי ביקורת ולהמחיש תאימות.
   
   
6. שביעות רצון משופרת של העובדים והלקוחות. הוספת פתרון אוטומטי לתהליך שלך מאפשרת לעובדים להשלים את תחומי האחריות היומיומיים שלהם בקלות ללא שגיאות, ובכך שביעות הרצון של הצוות שלך גדלה. אוטומציה מספקת סביבה ללא חיכוך שבה עובדים יכולים לשגשג. אישורי המנהל מתקבלים במהירות רבה יותר, כלומר העובדים שלך יכולים להתמקד בפרויקטים חשובים יותר שמניעים החלטות עסקיות ומחדשים אותן. כבונוס, יהיו לך לקוחות מרוצים יותר. מכיוון שהלקוחות שלך יקבלו נתונים מדויקים ועקביים יותר, הם יהיו מרוצים יותר ממוצר הקצה או מהתוצאות.