מדוע עסקים מאמצים כלי RPA

מהם הביצועים של כלי RPA בהשוואה לפתרונות אוטומציית תהליכים אחרים?

כדי להבין את היתרון של כלי RPA בהשוואה לפתרונות אוטומציה אחרים של זרימת עבודה, מומלץ להבין את ההבדל בין אוטומציה ל- RPA. אוטומציה של זרימת עבודה משתמשת בטכנולוגיה כדי להפחית את השלבים הידניים בתהליך עסקי, אך היא עדיין דורשת שאדם ישלים את התהליך. כלי RPA יוצרים רובוטים לעבודה דרך ה-GUI כך שאין צורך בהתערבות אנושית. אלה יכולים להיות תהליכים שבהם בני אדם עדיין חייבים ליזום את המשימות, או שהם יכולים להיות תהליכים ללא התערבות, שהם אוטומטיים לחלוטין.

כלי RPA דורשים קידוד מועט או כלל לא, ומכיוון שהבוטים משתמשים באותה תשתית ופתרונות שהעובדים משתמשים בהם, אינך צריך לשנות את הארכיטקטורה הבסיסית שלך. משתמשים עסקיים מובילים פתרונות RPA. למעשה, חלק מפתרונות RPA מיועדים למפתחים אזרחיים - עובדים ללא רקע טכני - שיכולים להפוך את התהליכים הידניים איתם הם עובדים מדי יום לאוטומטיים. עם מעורבות מינימלית או ללא מעורבות IT, באפשרותך למטב פעולות ולשפר את שביעות הרצון של העובדים מבלי לשלם את העלויות של הפיתוח המסורתי.

RPA שונה גם מכלי אוטומציית תהליכים מסורתיים בדרכים הבאות:

• תהליכי אוטומציה מסורתיים עשויים לדרוש שינוי של חלק מתשתית טכנולוגית או כולה. בוטים של RPA עובדים ב-GUI ומקיימים אינטראקציה עם מערכות אחרות באותם דרכים כמו בני אדם.
• תוכניות Bot של RPA גמישות מספיק כדי להפוך תהליכים לאוטומטיים ליישומים מרובים.
• מכיוון שבוטים של RPA מיועדים לתהליכים כלליים שחוזרים על עצמם כגון קלט נתונים, הם ניתנים להרחבה ולשדרוג בקלות רבה יותר מאשר פתרון זרימת עבודה המיועד לתהליך יחיד.

בעוד שתוכנת RPA יוצרת ערך על ידי שיפור היעילות של זרימות עבודה חוזרות ונשנות מבוססות כללים, חלק מהתהליכים מוטב להשאיר לעובדים שלך. באופן כללי, תהליכים המשתמשים בהרבה נתונים לא מובנים או מידע גרפי ומותנים בפרמטרים המשתנים במהירות, מוטב להשאיר לעובדים היצירתיים שלך לנהל.

תפקיד ה- RPA היום ובעתיד

נכון לעכשיו, תוכנת RPA זוכה לנראות רבה כאשר חברות לומדות להשתמש בה ולבחון ממקור ראשון את היתרונות שהיא מציעה, כמו חיסכון בזמן ובעלויות. אבל כמו כל הטכנולוגיות, RPA יהפוך מתוחכם יותר וישתנה ככל שהצרכים העסקיים ישתנו. להלן כמה תחזיות של דרכים שבהן כלי RPA עשויים להתפתח:

• שילוב עמוק יותר עם בינה מלאכותית. ככל ש-RPA יתקדם, סביר להניח שעסקים יגלו דרכים חדשות לשלב אותו עם טכנולוגיה ברמה הבאה כמו בינה מלאכותית, למידת מכונה או אפילו האינטרנט של הדברים (IoT) – וחברות מסוימות כבר עשו זאת. היפר-אוטומציה, או אוטומציה חכמה, מרחיבה את סוגי המשימות שכלי RPA יכולים לבצע ונותנת להם את הכוח לבצע אוטומציה של מגוון משימות מורכבות.
• אוטומציות מורכבות יותר. עסקים משתמשים ב- RPA כדי להפוך כל מיני משימות שגרתיות לאוטומטיות, אך מיזוג שלו עם בינה מלאכותית ולמידת מכונה יפתח מגוון חדש לגמרי של משימות שהוא יכול לייעל. לדוגמה, עסקים יכולים כיום להשתמש בכלי RPA כדי להפוך מסמכים לדיגיטליים, אך כלי RPA המשולבים בבינה מלאכותית יכולים גם להבין את תוכן המסמכים ולסווג אותו ביעילות ללא שגיאות.
• פחות יקר ונגיש יותר. כאשר כלי RPA הגיעו לראשונה לשוק, הם היו קשים יותר להשגה ויכלו להיות יקרים. אך מכיוון שהביקוש לתוכנת RPA עלה, יותר חברות מציעות אותה כעת. עם אפשרויות נוספות זמינות, סביר להניח שהמחירים ייפלו והתכונות יהפכו להיות תחרותיות יותר.

פונקציות עיקריות של תוכנת RPA

כלי RPA רבים נמצאים בשוק עכשיו, כולם עם תכונות שונות. אבל לכל הפחות, אלה הן פונקציות הליבה שתוכנת RPA טובה צריכה להציע:

• יכולת פעולה הדדית. תוכנת ה-RPA שלך צריכה לעבוד עם יישומי שולחן העבודה הקיימים שלך, יישומי אינטרנט ויישומי תוכנה עיקריים אחרים. הוא אמור גם להיות מסוגל להתחבר לממשקי API של המערכת ולקרוא/לכתוב למסדי נתונים.
• הגדלת נתונים. התוכנה שלך אמורה להיות מסוגלת לחלץ נתונים מאתרים ומדיה חברתית.
• עיבוד סוגי נתונים שונים. חשוב שהתוכנה שלך תוכל לחלץ ולהזין נתונים, לשלב נתונים ממקורות מרובים ולציית למשפטים מותנים כגון 'אם/אחרת'.
• ממשקי תיכנות. ממשק הניתן לתכנות הוא חשוב. תוכנת RPA יכולה לספק יכולות חכמות או קוגניטיביות לקביעת תצורה של בוטים לקבלת החלטות, ולעזור לעסק שלך לפעול בצורה יעילה יותר. לדוגמה, בוטים יכולים לעזור להגיב לקריאות תמיכת IT, ובכך לשחרר את צוות ה- IT מנטל ניהולי מסוים כדי שיוכל להתמקד ביוזמות אחרות. אפשרויות תוכנה מסוימות אפילו מספקות שיטות ללא קוד לתכנות בוטים, אך כל כלי ה- RPA אמורים להיות מסוגלים לקיים אינטראקציה עם סוגים שונים של יישומים, הודעות דואר אלקטרוני, קבצים ותיקיות.

בחירה ועבודה עם תוכנת RPA

כאשר אתה מתחיל להעריך את כלי RPA הזמינים, זכור אילו סוגים של תהליכים אתה מתכנן להפוך לאוטומטיים. פקדים ופקודות שונים מובנים בכל כלי רובוטי לאוטומציה של תהליכים שמכתיבים את יכולותיו, לכן ודא שהם תואמים את יעדי אוטומציית זרימת העבודה שלך. כמו כן, נסה למצוא רכיבים הניתנים לשימוש חוזר וודא שהבוטים שלך יכולים לתפקד בקלות במערכות הקיימות שלך.

שקול את הקריטריונים הבאים בעת בחירת תוכנת RPA הנכונה בשביל הארגון שלך:

• קל לשימוש. תוכנת RPA צריכה להיות קלה מספיק למישהו עם כישורי תכנות מוגבלים כדי לבנות את האוטומציה ולאחר מכן להגדיר זרימת עבודה בתוכנת RPA. יש אפילו כמה הצעות RPA עם תכנות פשוט שמפתחים ללא הכשרה מוקדמת וללא כישורי IT יכולים להשתמש בהן כדי להפוך את זרימות העבודה שלהם לאוטומטיות. כל תוכנה שתבחר אמורה להציע פקודות מוכללות, ניתנות להרחבה, אשפים וממשקי API.
• גמיש. התוכנה אמורה לאפשר לך לקבוע את התצורה של תכונות מותאמות אישית מבלי לשלם לספק תוספת להתאמה אישית. היא גם אמורה להיות מסוגלת להתמודד עם מקרי שימוש שונים וכמויות שונות של נתונים תוך שמירה על ביצועים עקביים.
• ניתן להרחבה. תוכנת RPA צריכה להתרחב במהירות כדי לעמוד בדרישות התפעוליות של העסק שלך ולהתאים לעדכונים. התוכנה אמורה להיות מסוגלת גם להריץ בוטים מרובים וזרימות עבודה מרובות.

כיצד תעשיות משתמשות בתוכנת RPA

כל מיני עסקים מצאו דרך להפיק תועלת מתוכנת RPA. לדוגמה, ענפים כמו שירותי בריאות יכולים להשתמש ב- RPA כדי לקבוע פגישות, לבצע הזנת נתוני מטופלים, לעבד תביעות ולנהל חיובים. כך ענפים אחרים משתמשים בכלים של RPA כדי לשנות את התהליכים שלהם:

• קמעונאות. עדכון הזמנות, משלוח מוצרים ומעקב אחר משלוחים.
• תקשורת. ניטור, ניהול נתוני הונאה ועדכון נתוני לקוחות.
• בנקאות. שיפור יעילות העבודה, דיוק הנתונים והאבטחה.
• ביטוח. ניהול תהליכי עבודה, הזנת נתוני לקוחות וסיוע בהפעלת יישומים.
• ייצור. עזרה בתהליכי שרשרת האספקה, חיוב חומרים, שירות לקוחות ותמיכה וניהול.

המגבלות של כלי RPA

תוכנת RPA מציעה יתרונות רבים, אך היא אינה יכולה לעשות הכל. בעוד הטכנולוגיה צומחת, היא עדיין מתפקדת בצורה הטובה ביותר כחלק מרשת של טכנולוגיות אחרות; זה עדיין לא פתרון מקיף שיכול לפתור כל אתגר תפעולי.

לעת עתה, RPA היא טכנולוגיה מבוססת כללים שעובדת בצורה הטובה ביותר עם נתונים מובנים, או מידע העוקב אחר מודל נתונים שנקבע מראש. כדי שזה יעבוד בהצלחה, אתה חייב לתכנת את הבוטים לעשות את מה שאתה רוצה שהם יעשו, והם יפעלו רק בתוך הפרמטרים האלה. אלא אם תשלב עם טכנולוגיות של בינה מלאכותית או למידת מכונה, פתרון ה- RPA שלך יוכל רק לעקוב אחרי הכללים שתציב, ולא להבין או לפרש את התוכן שהוא ניגש אליו.

לדוגמה, כדי שכלי RPA יעבד מידע מחשבוניות או ניירת אחרת, ניירת זו חייבת לפעול בהתאם לאותה תבנית. לכלי אין אפשרות לעבד קבצים שסטו מהתבנית. מסיבה זו, כלי RPA אינם מתאימים לנתונים לא מובנים, או למידע שאינו תואם למודל נתונים שנקבע מראש.

בנוסף, כלי RPA אינם לומדים או מסתגלים. אם התהליכים העסקיים שלך משתנים, יהיה עליך לתכנת מחדש את הבוטים שלך כדי לעבוד עם התהליכים החדשים, שעשויים לדרוש זמן רב. ואם כלי ה- RPA שלך אינו תואם לתהליכים החדשים שלך, ההשקעה שלך בו עשויה להיות קצרת מועד. כדי להימנע מבעיה זו, שקול את הסבירות שהתהליכים והטכנולוגיות שלך ישתנו לפני שתאמץ כלי RPA.

איך לוודא הצלחה עם כלי RPA

כמו כל טכנולוגיה אחרת, ההצלחה שלך עם תוכנת RPA תלויה באופן שבו אתה מחיל אותה. אפילו הכלים הטובים ביותר אינם יכולים לתקן תהליך שבור מיסודו, ולכן חשוב לחשוב אילו משימות אתה הופך לאוטומטיות. כשזה מיושם בהקשר הנכון מתוך מחשבה על מטרה ספציפית וניתנת למדידה, כלי ה- RPA הנכון יכול להגדיר מחדש איך נראית היעילות בחברה שלך. זכור את שיטות העבודה המומלצות הבאות כאשר תתחיל להשתמש בטכנולוגיות RPA כדי להפוך את התהליכים שלך לאוטומטיים:

• הכר את התהליך שברצונך להפוך לאוטומטי. בצע ביקורת על כל התהליכים התפעוליים שלך כדי לברר אילו משימות מתאימות במיוחד ל- RPA. כור שכלי RPA בדרך כלל לא מבינים מידע, אז אם אינך מתכנן לשלב גם בינה מלאכותית, בחר בתהליך עם פרמטרים ברורים שאין צורך בהתערבות או פיקוח אנושי רבים, כמו קביעת פגישות או עיבוד חשבוניות. תוכנות מסוימות, כגון Microsoft Power Automate, מציעות יכולות שיסייעו לך לזהות את התהליכים הנכונים לאוטומציה.
• בחר את הכלי הנכון. לאחר קביעת התהליכים שברצונך להפוך לאוטומטיים, מצא את הכלים התומכים בצורה הטובה ביותר בעבודה מסוג זה. לכל הכלים יש חוזקות שונות, לכן הערך אותם בהתבסס על יכולות, מחיר, קלות הטמעה וכמה טוב הם עובדים עם התוכנה הקיימת שלך.
• הדרך את העובדים שלך. לימוד הצוות שלך כיצד להשתמש - ובסופו של דבר לשנות או לתחזק - את כלי ה- RPA שלך הוא דרך מצוינת לוודא את הערך הרציף שלו ולהגדיל את ההטמעה שלו בכל החברה.
• מדוד את התוצאות שלך. לפני ואחרי היישום, עקוב אחר מחווני ביצועי מפתח (KPIs) כמו פרודוקטיביות העובדים, דיוק צריכת הנתונים, מספר הפגישות שנקבעו או מסמכים מעובדים. אם מחווני ה- KPI שלך לא משתפרים בעקבות היישום, זה עשוי להיות סימן שבחרת בתהליכים הלא נכונים או שנתת לבוטים שלך את הפרמטרים הלא נכונים.