Eventi virtuali

Un evento virtuale è qualsiasi tipo di evento condotto online anziché in un luogo fisico. Le persone possono partecipare comodamente dai propri uffici, da casa o da qualsiasi altro posto tramite Wi-Fi. Non occorre altro che un cellulare, un tablet o un computer. Privati, gruppi o aziende possono organizzare eventi di qualsiasi dimensione, da piccoli incontri a grandi conferenze ad alta affluenza.

Ecco gli otto eventi virtuali più comuni:

• Conferenze

Proprio come una conferenza in presenza, i programmi delle conferenze virtuali possono includere relatori principali, opportunità di formazione e certificazione, dimostrazioni di prodotti e intrattenimento dal vivo.

• Webinar

• Lezioni e corsi formativi

• Fiere

Proprio come quelle tradizionali, le fiere virtuali consentono alle aziende e agli innovatori di mostrare i propri prodotti e servizi, ma con la possibilità di raggiungere un pubblico più ampio, in modo virtuale.

• Fiere del lavoro

• Open house immobiliari

• Eventi mondani

• Eventi ibridi

Quale piattaforma per eventi virtuali fa al caso tuo? È difficile scegliere perché le opzioni disponibili sono davvero tante. Per trovare ciò che fa al caso tuo, pensa alle caratteristiche del tuo evento e a ciò che speri di ottenere: ad esempio, un webinar ha priorità e requisiti diversi rispetto a una riunione di classe virtuale.

Quando cerchi una piattaforma per eventi virtuali, prendi in considerazione le seguenti caratteristiche:

1. Limite di partecipanti

Non escludere potenziali guest con una piattaforma che non può ospitare tutti i tuoi partecipanti. Per eventi di grandi dimensioni come conferenze e fiere virtuali, avrai bisogno di una piattaforma in grado di gestire un pubblico ampio. Tieni inoltre presente che alcune piattaforme offrono un limite più alto per i partecipanti in sola visualizzazione.

2. Funzionalità di engagement

A volte può essere difficile coinvolgere il pubblico, anche di persona. Per il tuo evento virtuale, ti occorre una piattaforma che aumenti la partecipazione e l'engagement del pubblico.

La live chat è una funzionalità indispensabile che consente ai partecipanti di interagire e condividere file senza interrompere il relatore. La chat è utile anche in caso di problemi tecnici durante l'evento. I partecipanti possono comunicare con il gruppo tramite chat quando si verificano problemi con l'audio.

I sottotitoli in tempo reale sono molto apprezzati quando occorre maggiore chiarezza o quando i partecipanti devono disattivare l'audio. Molte funzionalità dei sottotitoli in tempo reale possono anche essere tradotte in diverse lingue. Puoi anche coinvolgere maggiormente il tuo pubblico con sessioni di domande e risposte dal vivo, che consentono ai partecipanti di porre domande durante l'evento o a discrezione del relatore. I relatori possono quindi rispondere quando desiderano, in privato oppure in tempo reale in modo da coinvolgere tutti i partecipanti.

3. Analisi avanzata

L'analisi e la creazione di report dell'evento possono aiutarti a ottenere dati analitici su di esso. Se organizzi un webinar, una fiera o una conferenza, potrebbe esserti utile misurare il successo del tuo evento, scoprire importanti dati di marketing o raccogliere altre informazioni dettagliate, come dati demografici, interessi, engagement dei partecipanti e così via. La creazione di report e l'analisi possono fornirti tutte queste informazioni.

4. Registrazione dell'evento

Il valore del tuo evento non deve terminare una volta concluso. Registrandolo, hai maggiori opportunità di espandere la tua portata. Puoi offrire l'evento registrato a chi non ha potuto partecipare dal vivo, utilizzare segmenti selezionati per il marketing o i social media oppure proporlo a chi c'era affinché lo riveda. Anche tu puoi rivederlo, in modo da scoprire cosa è andato bene e cosa puoi migliorare.

5. Personalizzazione del marchio

Se utilizzi gli eventi virtuali per costruire il tuo business, hai bisogno che la piattaforma disponga di funzionalità di personalizzazione. Queste ti consentono di creare pagine di registrazione e modelli di messaggi di posta personalizzati in cui puoi mostrare il tuo marchio.

6. Gestione degli eventi

Gli strumenti di gestione degli eventi ti aiutano a pianificare e organizzare il tuo evento e a creare un'esperienza unica in modo facile ed efficiente.

Cerca funzionalità che automatizzino le attività dalla fase di pianificazione al post-evento, come registrazione, e-mail di conferma e follow-up, elaborazione dei pagamenti, caricamento dei dati dei relatori, creazione di pagine dell'evento, monitoraggio, metriche, report e sondaggi. Più riesci a automatizzare il processo, più tempo puoi dedicare alla realizzazione di un evento di successo.

Funzionalità come la sala d'attesa consentono a organizzatori e relatori di organizzarsi, gestire gli ultimi preparativi dietro le quinte e comunicare in privato durante l'evento. Altri controlli di gestione dell'evento permettono ai relatori di scegliere quali contenuti possono visualizzare e condividere i partecipanti e quando possono farlo.