Co to jest BPMS?

Oprogramowanie do zarządzania procesami biznesowymi — przewodnik dla początkujących

Osoba siedząca przy biurku i korzystająca z komputera

Informacje o oprogramowaniu do zarządzania procesami biznesowymi

Oprogramowanie do zarządzania procesami biznesowymi (ang. business process management software, BPMS) służy firmom do wspomagania definiowania i wdrażania automatycznych procesów biznesowych oraz zarządzania nimi. Dzięki niemu czasochłonne procesy wykonywane ręcznie można przekształcić w usprawnione przepływy pracy w ramach zastosowań biznesowych.

Po dodaniu funkcjonalności związanej z chmurą, AI oraz analizą danych big data oprogramowanie BPMS staje się oprogramowaniem inteligentnym (iBPMS), które umożliwia jeszcze dalszą automatyzację procesów, przyspieszając opracowywanie przepływów pracy oraz poprawiając orkiestrację procesów biznesowych.

W jaki sposób BPMS może pomóc mojej firmie?

BPMS umożliwia firmom korzystanie z automatyzacji procesów w celu usprawnienia różnych zadań. W rezultacie firmy mają gwarancję, że działania, takie jak przeglądanie i zatwierdzanie dokumentów oraz zarządzanie nimi, przyjmowanie nowych pracowników przez dział kadr i zarządzanie wnioskami pracowników, są przeprowadzane w sposób zgodny z procesami.

Dzięki automatyzacji wyzwalanych komunikatów, takich jak alerty dotyczące zadań za pośrednictwem poczty e-mail, przypomnienia o płatnościach i listy z podziękowaniami, rozwiązanie BPMS usprawnia przepływy pracy w całej firmie. Oprogramowanie BPMS można nawet używać do orkiestracji kampanii marketingowych przy użyciu poczty e-mail, co ułatwia wdrażanie odpowiedniej wiadomości lub odpowiedzi we właściwym czasie.

Korzyści wynikające z oprogramowania BPMS

Rozwiązania BPMS i iBPMS ułatwiają tworzenie automatyzacji przepływów w szerokim zakresie zastosowań biznesowych, umożliwiając standaryzację procesów i zapewniając:

Większą wydajność

Wdrożenie oprogramowania do zarządzania procesami biznesowymi oznacza, że osoby w całej firmie poświęcają mniej czasu na powtarzające się procesy wykonywane ręcznie, co daje im swobodę skupienia się na ukończeniu pracy i doprowadza do zwiększenia produktywności.

Zwiększoną elastyczność

Oprogramowanie BPMS umożliwia firmom dokumentowanie, standaryzację i automatyzację procesów biznesowych, napędzając tym samym postęp i ułatwiając szybkie reagowanie na zmiany poprzez spójne wprowadzanie nowych procesów w całej organizacji.

Usprawniona współpraca

Oprogramowanie BPMS umożliwia zespołom automatyczne rozsyłanie zadań i przypisań oraz gwarantuje, że nowe lub zaktualizowane procesy będą wprowadzane w czasie rzeczywistym, dzięki czemu wszyscy będą postępować zgodnie przez cały czas.

Rozszerzona zgodność

Korzystając z oprogramowania BPMS do wprowadzania reguł do swoich procesów, firmy mogą zapewnić sobie zgodność z istniejącymi przepisami i szybko przystosować się do zmian legislacyjnych, ograniczając przerwy w działalności do minimum.

Większe zaangażowanie klienta oraz lepsze wsparcie

Ponieważ rozwiązanie BPMS zapewnia spójne stosowanie procesów biznesowych, firmy mogą ustanawiać, wymuszać i monitorować kluczowe aspekty interakcji z klientami. Klienci i firmy korzystają z większej personalizacji, automatycznego tworzenia biletów, jednolitych wyzwalanych odpowiedzi oraz spójnego zarządzania potencjalnymi klientami lub sprawami.

Kto używa oprogramowania BPMS?

Praktycznie każda osoba w firmie może projektować i wdrażać procesy automatyzacji pozwalające wykonywać więcej w krótszym czasie — w tym celu wystarczy skorzystać z nowoczesnego rozwiązania BPMS.

Zaledwie kilka lat temu automatyzacja procesów biznesowych była sama w sobie złożonym procesem. Deweloperzy poświęcili dużo czasu uczestnikom projektu ze strony firmy na mapowanie każdego zadania w ramach procesu przed napisaniem kodu dla każdego zautomatyzowanego procesu od podstaw. Kolejne zmiany w procesie oznaczały więcej mapowania, więcej kodowania i więcej czasu poświęconego na aktualizacje.

Obecnie najlepsze platformy BPMS upraszczają inicjatywy automatyzacji procesów, zmniejszając lub eliminując potrzebę pomocy technicznej dla deweloperów i działu IT. Systemy te umożliwiają organizacjom implementowanie wysoce złożonych procesów i umożliwiają zespołom i osobom indywidualnym łatwe samodzielne tworzenie i implementowanie zautomatyzowanych procesów.

Dlatego na pytanie „Kto używa oprogramowania BPMS?” można odpowiedzieć krótko, że każda osoba, która tego potrzebuje.

Tworzenie automatyzacji przy użyciu oprogramowania BPMS

Wysokiej jakości rozwiązanie programowe BPMS eliminuje zgadywanie z projektowania i wdrażania zautomatyzowanych procesów, dzięki czemu możesz postępować zgodnie z podejściem realizowanym krok po kroku przy użyciu szablonów, które Cię poprowadzą. Najlepsze rozwiązania BPMS zapewnią wydajny, zintegrowany sposób na:

Identyfikowanie i projektowanie procesu, który ma być zautomatyzowany.
Zrozumienie przesłanek biznesowych w odniesieniu do procesu i przeanalizowanie istniejącej dokumentacji lub modeli procesów, które je definiują.
Modelowanie logiki lub kroków w przepływie procesów biznesowych.
Definiowanie etapów i kroków procesu biznesowego w oprogramowaniu BPMS oraz testowanie różnych scenariuszy biznesowych na platformie przy użyciu wbudowanych narzędzi do modelowania.
Tworzenie automatyzacji przy użyciu narzędzi projektowych typu „wskaż i kliknij” — zamiast pisania kodu.
Tworzenie przepływów procesów i interfejsów użytkownika dla procesu biznesowego przy użyciu biblioteki wstępnie opracowanych szablonów i łączników rozwiązania BPMS.
Uruchamianie i udostępnianie automatyzacji swojemu zespołowi lub całej firmie.
Zdecyduj, w jaki sposób automatyzacja ma być rozpowszechniana i kogo ma dotyczyć, a następnie zobacz, jak sprawdza się w praktyce.

Wybór rozwiązania BPMS

Jeśli Twoim celem jest uproszczenie zarządzania procesami biznesowymi, warto utworzyć krótką listę rozwiązań BPMS, które faktycznie ułatwiają ludziom nauczenie się i używanie automatyzacji. Współczesne najlepsze platformy automatyzacji robią to i znacznie więcej. Przed rozpoczęciem wyszukiwania upewnij się, że możesz odpowiedzieć na następujące pytania:

Na jakich procesach zamierzasz się skoncentrować?

Zdecyduj, czy potrzebujesz rozwiązania, które pozwoli Ci automatyzować bardziej rutynowe zadania, takie jak przetwarzanie faktur, czy też takiego, które może obsługiwać automatyzację złożonych, długotrwałych procesów, takich jak zarządzanie budżetem czy monitorowanie wydajności.

Kto będzie używać tego rozwiązania?

Wybrane rozwiązanie BPMS, które jest kluczowym składnikiem efektywnej transformacji cyfrowej, powinno być ukierunkowane na użyteczność dla wszystkich osób w firmie. Obecnie najlepsze niskokodowe rozwiązania BPMS oferują możliwości automatyzacji procesów mechanicznych (RPA) , które ułatwiają wdrażanie w całej organizacji.

W jaki sposób wdrożyć oprogramowanie BPMS?

Należy także zdecydować, czy rozwiązanie BPMS ma być oparte na chmurze, czy też ma działać lokalnie.

Podstawowe zalety platformy BPMS działającej na zasadzie oprogramowania w chmurze jako usługa (SaaS) obejmują uproszczone wprowadzanie, ponieważ aplikacja działa już od pierwszego dnia, a także skalowalność, ponieważ możesz rozwijać swoją subskrypcje, a nie infrastrukturę, a także przewidywanie kosztów dotyczących płatności zgodnie z rzeczywistym użyciem.

Korzyści platformy BPMS obejmują obszerną kontrolę (ponieważ znajduje się ona w obrębie infrastruktury) oraz bezpieczeństwo — ponieważ Twoje dane pozostają w Twoich systemach, ograniczając ich ujawnianie.

Kto zapewni Ci wsparcie w zakresie rozwiązania BPMS?

Wdrożenie i utrzymanie lokalnego rozwiązania BPMS wymaga znacznych inwestycji w infrastrukturę IT i pracowników. Dzięki niskokodowej platformie SaaS BPMS zapotrzebowanie na dział IT znacznie się zmniejsza.

Na co możesz sobie pozwolić?

Chociaż koszt jest zawsze ważny, pamiętaj o uwzględnieniu oczekiwanego zwrotu z inwestycji. Im bardziej sprawne jest narzędzie, tym większą wartość będzie prawdopodobnie dostarczać Twojej firmie.