Dlaczego firmy korzystają z technologii RPA

Jak narzędzia RPA wypadają w porównaniu z innymi rozwiązaniami do automatyzacji procesów?

Aby zrozumieć zalety narzędzi RPA w porównaniu z innymi rozwiązaniami automatyzacji przepływów pracy, warto zrozumieć różnicę między automatyzacją a RPA. Dowiedz się więcej o automatyzacji przepływów pracyAutomatyzacja przepływu pracy używa technologii w celu ograniczenia ręcznych kroków w procesie biznesowym, ale nadal wymaga to od użytkownika ukończenia procesu. Narzędzia RPA tworzą roboty do pracy z graficznym interfejsem użytkownika, dzięki czemu nie jest konieczna żadna interwencja człowieka. Mogą to być procesy, w których ludzie muszą nadal inicjować zadania lub mogą to być procesy nienadzorowane, które są w pełni zautomatyzowane.

Narzędzia RPA wymagają niewielkiej ilości kodowania lub nie wymagają kodowania, a ponieważ boty używają tej samej infrastruktury i rozwiązań, których używają pracownicy, nie musisz zmieniać architektury źródłowej. Użytkownicy biznesowi kierują rozwiązaniami RPA. W rzeczywistości niektóre rozwiązania RPA są przeznaczone dla deweloperów obywatelskich, czyli pracowników bez doświadczenia technicznego, którzy mogą automatyzować ręczne procesy, z którymi pracują na co dzień. Przy minimalnym zaangażowaniu działu IT można optymalizować operacje i zwiększać zadowolenie pracowników bez ponoszenia kosztów tradycyjnego programowania.

Technologia RPA różni się również od tradycyjnych narzędzi do automatyzacji procesów w następujący sposób:

• Tradycyjne procesy automatyzacji mogą wymagać zmiany części lub całej infrastruktury technologicznej. Boty RPA działają w graficznym interfejsie użytkownika i wchodzą w interakcje z innymi systemami w taki sam sposób jak ludzie.
• Boty RPA są wystarczająco elastyczne, aby zautomatyzować procesy dla wielu aplikacji.
• Ponieważ boty RPA są przeznaczone do obsługi powtarzających się, ogólnych procesów, takich jak wprowadzanie danych, są skalowalne i łatwiejsze do uaktualnienia niż rozwiązanie do obsługi przepływów pracy, które jest przeznaczone dla jednego procesu.

Chociaż oprogramowanie RPA tworzy wartość, zwiększając wydajność powtarzających się przepływów pracy opartych na regułach, niektóre procesy najlepiej pozostawić pracownikom. Ogólnie rzecz biorąc, procesy, które używają wielu danych bez struktury lub informacji graficznych i są zależne od szybko zmieniających się parametrów, najlepiej pozostawić do zarządzania swoim kreatywnym pracownikom.

Rola technologii RPA dzisiaj i jutro

Obecnie oprogramowanie RPA zyskuje dużą widoczność, ponieważ firmy uczą się z niego korzystać i obserwują z pierwszej ręki oferowane przez niego korzyści, takie jak czas i oszczędności kosztów. Jednak podobnie jak wszystkie technologie, RPA stanie się bardziej zaawansowana i zmieni się wraz ze zmianami potrzeb biznesowych. Oto kilka przewidywań dotyczących sposobów, w jakie narzędzia RPA mogą ewoluować:

• Głębsza integracja ze sztuczną inteligencją. W miarę rozwoju RPA firmy będą prawdopodobnie odkrywać nowe sposoby, aby zespolić ją z technologią następnego poziomu, taką jak sztuczna inteligencja, uczenie maszynowe, a nawet Internet rzeczy (IoT) — i niektóre firmy już to mają. Hiperautomatyzacja lub inteligentna automatyzacja rozszerza rodzaje zadań, które mogą wykonywać narzędzia RPA, i daje im możliwość automatyzacji różnych złożonych obowiązków.
• Bardziej skomplikowane automatyzacje. Firmy używają RPA do automatyzowania wszelkiego rodzaju żmudnych zadań, ale scalenie ich ze sztuczną inteligencją i uczeniem maszynowym odblokuje zupełnie nowy zakres zadań, które może ona usprawnić. Na przykład firmy mogą obecnie używać narzędzi RPA do cyfryzacji dokumentów, ale narzędzia RPA oparte na sztucznej inteligencji mogą również zrozumieć zawartość dokumentów i sklasyfikować ją wydajnie bez błędów.
• Tańsze i bardziej dostępne. Gdy narzędzia RPA po raz pierwszy pojawiły się na rynku, były trudniejsze do zdobycia i droższe. Jednak ze względu na to, że zapotrzebowanie na oprogramowanie RPA zwiększyło się, oferuje go więcej firm. W przypadku większej liczby dostępnych opcji ceny prawdopodobnie spadną, a funkcje staną się bardziej konkurencyjne.

Kluczowe funkcje technologii RPA

Wiele narzędzi RPA jest teraz dostępnych na rynku, a wszystko to z różnymi funkcjami. Oto kluczowe funkcje, które dobre oprogramowanie RPA powinno oferować jako podstawę:

• Współdziałanie. Oprogramowanie RPA powinno współdziałać z istniejącymi aplikacjami klasycznymi, aplikacjami internetowymi i innymi ważnymi aplikacjami. Powinno również mieć możliwość nawiązywania połączenia z systemowymi interfejsami API oraz odczytu/zapisu w bazach danych.
• Rozszerzanie danych. Oprogramowanie powinno mieć możliwość wyodrębniania danych z witryn internetowych i mediów społecznościowych.
• Przetwarzanie różnych typów danych. Ważne jest, aby oprogramowanie mogło wyodrębniać i wprowadzać dane, łączyć dane z wielu źródeł i postępować zgodnie z instrukcjami warunkowymi, takimi jak if/else.
• Interfejsy programowania. Programowalny interfejs jest ważny. Oprogramowanie RPA może udostępniać inteligentne lub poznawcze możliwości konfigurowania botów w celu podejmowania decyzji, co pomaga Twojej firmie działać wydajniej. Na przykład boty mogą pomóc w reagowaniu na bilety pomocy technicznej IT, zwalniając zespół IT od pewnych obciążeń administracyjnych, dzięki czemu mogą skoncentrować się na innych inicjatywach. Niektóre opcje oprogramowania zapewniają nawet metody braku kodu dla botów programistycznych, ale wszystkie narzędzia RPA powinny mieć możliwość interakcji z różnymi rodzajami aplikacji, wiadomości e-mail, plików i folderów.

Wybór oprogramowania RPA i praca z nim

Po rozpoczęciu oceny dostępnych narzędzi RPA należy pamiętać, jakie rodzaje procesów planujesz zautomatyzować. Różne kontrolki i polecenia są wbudowane w każde narzędzie automatyzacji procesów mechanicznych, które dyktuje jego możliwości, dlatego upewnij się, że są one zgodne z celami automatyzacji przepływu pracy. Ponadto spróbuj znaleźć składniki wielokrotnego użytku i upewnij się, że boty mogą łatwo działać w istniejących systemach.

Wybierając odpowiednie oprogramowanie RPA dla swojej organizacji, weź pod uwagę następujące kryteria:

• Łatwe w użyciu. Oprogramowanie RPA powinno być wystarczająco łatwe, aby osoba z ograniczonymi umiejętnościami programistycznymi mogła utworzyć automatyzację, a następnie skonfigurować przepływ pracy w oprogramowaniu RPA. Istnieją nawet oferty RPA o niewielkiej ilości kodu, których deweloperzy obywatelscy nie dysponujący umiejętnościami IT mogą używać do automatyzowania przepływów pracy. Dowolne wybrane oprogramowanie powinno oferować wbudowane, rozszerzalne polecenia, kreatory i interfejsy GUI.
• Elastyczne. Oprogramowanie powinno umożliwiać konfigurowanie funkcji niestandardowych bez konieczności płacenia dostawcy za dostosowanie. Powinno również być w stanie obsługiwać różne przypadki użycia i różne ilości danych przy zachowaniu spójnej wydajności.
• Skalowalne. Oprogramowanie RPA powinno być szybko skalowane w celu spełnienia wymagań operacyjnych firmy i uwzględnienia aktualizacji. Oprogramowanie powinno również mieć możliwość uruchamiania wielu botów i wielu przepływów pracy.

Jak poszczególne branże korzystają z oprogramowania RPA

Wszelkiego rodzaju firmy odnalazły sposób na skorzystanie z oprogramowania RPA. Na przykład branże takie jak opieka zdrowotna mogą używać RPA do terminów, wprowadzania danych pacjentów, przetwarzania roszczeń i zarządzania rozliczeniami. Oto jak inne branże używają narzędzi RPA do przekształcania swoich procesów:

• Sprzedaż detaliczna. Aktualizowanie zamówień, wysyłki produktów i śledzenie przesyłek.
• Telekomunikacja. Monitorowanie, zarządzanie danymi o oszustwach i aktualizowanie danych klientów.
• Bankowość. Zwiększanie wydajności pracy, dokładności danych i zabezpieczeń.
• Ubezpieczenia. Zarządzanie procesami pracy, wprowadzanie danych klientów i pomaganie w uruchamianiu aplikacji.
• Produkcja. Pomoc w procesach łańcucha dostaw, rozliczeniach za materiały, obsłudze klienta i pomocy technicznej oraz administrowaniu.

Ograniczenia narzędzi RPA

Oprogramowanie RPA oferuje wiele korzyści, ale nie może robić wszystkiego. Mimo że technologia się rozwija, nadal działa najlepiej jako część sieci innych technologii. Nie jest to jeszcze kompleksowe rozwiązanie, które może rozwiązać każde wyzwanie operacyjne.

Na razie RPA to technologia oparta na regułach, która najlepiej współpracuje z danymi ustrukturyzowanymi lub informacjami zgodnymi ze wstępnie zdefiniowanym modelem danych. Aby działały pomyślnie, należy zaprogramować boty tak, aby wykonywały to, co mają robić, i będą działać tylko w ramach tych parametrów. Jeśli nie nałożono na RPA sztucznej inteligencji lub technologii uczenia maszynowego, rozwiązanie RPA może jedynie przestrzegać przypisanych reguł, a nie rozumieć ani interpretować zawartości, do której uzyskuje dostęp.

Na przykład aby narzędzie RPA przetwarzało informacje z faktur lub innych dokumentów, dokumentacja musi mieć ten sam format. Narzędzie nie może przetworzyć żadnych plików, które odbiegają od formatu. Z tego powodu narzędzia RPA nie są dobrym rozwiązaniem dla danych bez struktury lub informacji, które nie są zgodne ze wstępnie określonym modelem danych.

Ponadto narzędzia RPA nie uczą się ani nie adaptują. W przypadku zmiany procesów biznesowych należy ponownie przeprogramować boty, aby pracowały z nowymi procesami, co może być czasochłonne. A jeśli narzędzie RPA nie jest zgodne z nowymi procesami, inwestycja w nie może być krótkotrwała. Aby uniknąć tego problemu, zastanów się, jak prawdopodobne jest, że procesy i technologie zmienią się przed wdrożeniem narzędzia RPA.

Jak pomóc w zapewnieniu sukcesu dzięki narzędziom RPA

Podobnie jak w przypadku każdej innej technologii sukces z oprogramowaniem RPA zależy od sposobu jego zastosowania. Nawet najlepsze narzędzia nie mogą naprawić całkowicie uszkodzonego procesu, dlatego ważne jest, aby zastanowić się nad tym, które zadania automatyzujesz. Stosowane w odpowiednim kontekście z myślą o konkretnym, mierzalnym celu, odpowiednie narzędzie RPA może ponownie zdefiniować wydajność w Twojej firmie. Przy rozpoczynaniu korzystania z technologii RPA w celu zautomatyzowania procesów należy pamiętać o następujących najlepszych rozwiązaniach:

• Poznaj proces, który chcesz zautomatyzować. Przeprowadź inspekcję wszystkich procesów operacyjnych, aby ustalić, które zadania są najlepsze dla RPA. Należy pamiętać, że narzędzia RPA na ogół nie potrafią zrozumieć informacji, więc jeśli nie planujesz również uwzględniać sztucznej inteligencji, wybierz proces, który ma jasno zdefiniowane parametry i nie wymaga dużego zaangażowania człowieka lub nadzoru, np. planowanie terminów lub przetwarzanie faktur. Niektóre oprogramowanie, takie jak Microsoft Power Automate, oferuje możliwości ułatwiające zidentyfikowanie odpowiednich procesów do automatyzacji.
• Wybierz odpowiednie narzędzie. Po określeniu procesów, które chcesz zautomatyzować, znajdź narzędzia, które najlepiej obsługują tego rodzaju pracę. Wszystkie narzędzia mają różne zalety, więc oceniaj je na podstawie możliwości, ceny, łatwości implementacji i sposobu ich współdziałania z istniejącym oprogramowaniem.
• Szkól swoich pracowników. Uczenie pracowników, jak korzystać z narzędzia RPA — a później równie je zmieniać lub przeprowadzać jego konserwację — to świetny sposób, aby zapewnić ciągłą wartość i zwiększyć zakres implementacji narzędzia w całej firmie.
• Zmierz wyniki. Przed wdrożeniem i po jego zakończeniu monitoruj kluczowe wskaźniki wydajności( KPI), takie jak produktywność pracowników, dokładność pobierania danych, liczba zaplanowanych terminów lub przetworzonych dokumentów. Jeśli wskaźniki KPI nie poprawią następującej implementacji, może to oznaczać, że wybrano nieprawidłowe procesy lub podano botom nieprawidłowe parametry.