Объединенные коммуникации как услуга

"Объединенные коммуникации как услуга" (UCaaS) — это облачная модель реализации решений и инструментов объединенных коммуникаций, таких как чат, общий доступ к файлам, телефония и видеоконференции, в едином интерфейсе или на единой платформе.

Используя системы объединенных коммуникаций и совместной работы, коммерческие компании получают более полный контроль над своими рабочими процессами, а сотрудники получают возможность эффективнее обмениваться информацией. Решения объединенных коммуникаций также позволяют отказаться от переключения между разными средствами связи, повышая организованность и эффективность рабочих процессов. 

"Объединенные коммуникации" — это совокупность инструментов для связи и производительной работы, интегрированных в единую платформу. Распространенные инструменты в составе платформ объединенных коммуникаций: VoIP-телефон, мгновенные сообщения, электронная почта, собрания в Интернете. конференции, календари и Планиров­щики.

"Как услуга" — это модель предоставления, используемая для облачных служб и программного обеспечения.  

Основное различие заключается лишь в том, где находится поставщик объединенных коммуникаций. "Объединенные коммуникации" — более широкое понятие, чем "объединенные коммуникации как услуга". Объединенные коммуникации могут быть реализованы как в облаке, так и в локальной среде. "Объединенные коммуникации как услуга" могут быть реализованы только в облаке.

Системы "объединенные коммуникации как услуга" реализованы в облаке, поэтому от традиционных систем объединенных коммуникаций в локальной среде они отличаются удобством масштабирования и повышенной выгодностью. Решения "объединенные коммуникации как услуга" во многих случаях доступны по ежемесячной или ежегодной подписке, стоимость зависит от уровня услуг и от количества пользователей. Для традиционных платформ объединенных коммуникаций, размещенных в локальной среде, как правило, требуются более значительные начальные вложения, а также оплата обслуживания и лицензирования.

В технологиях объединенных коммуникаций применяется единый интерфейс для управления всеми средствами обмена информацией. Благодаря этому команды могут легко переключаться между каналами: от отправки сообщений коллегами к звонкам клиентам и видеоконференциям с заинтересованными лицами. Нет необходимости задействовать множество платформ или поставщиков для предоставления разных услуг. При использовании решений "объединенные коммуникации как услуга" многочисленные средства обмена информацией, регулярно применяемые коммерческими компаниями, объединены в единую платформу, за счет чего повышается эффективность обмена информацией и производительность работы.

Системы "объединенные коммуникации как услуга" работают через Интернет, поэтому сотрудники могут получать доступ к необходимым инструментам практически с любых устройств и в любое время. Из этого следует, что сотрудники могут эффективно работать и оставаться на связи не только в офисе, но и дома, и в поездках.

В отличие от традиционных платформ объединенных коммуникаций, размещенных в локальной среде, решения UCaaS безопасно размещены в Интернете. За счет этого исключается необходимость в организации обслуживания и технической поддержки в локальной среде, а также снижается стоимость и повышается скорость развертывания решений объединенных коммуникаций. Это особенно полезно при развитии бизнеса и при изменении потребностей организаций. Кроме того, облачные решения объединенных коммуникаций лучше поддерживают мобильные и гибридные рабочие ресурсы, благодаря чему компании могут сокращать расходы как на офисы, так и на поездки.

Такие системы помогают коммерческим компаниям эффективнее работать, а сотрудники получают возможность оставаться на связи обмениваться информацией вне зависимости от того, где они находятся. Основные функции систем "объединенные коммуникации как услуга".

• Чат. Мгновенные сообщения помогают разрозненным командам обмениваться информацией в реальном времени. В чатах зачастую поддерживаются удобные функции для быстрого и удобного обмена информацией, например индивидуальные и групповые сообщения, каналы команд и проектов, а также встроенные возможности общего доступа к файлам.
  
  
• Голосовая связь. Телефонные услуги, такие как переадресация звонков, конференц-связь, запись звонков и расширенная маршрутизация звонков, помогают компаниям быстрее принимать решения. В решениях "объединенные коммуникации как услуга" для реализации функций голосовой связи применяется технология VoIP.
  
  
• Видео. Можно проводить видеособрания команд и взаимодействовать лично, даже если собеседники находятся в разных часовых поясах. Расширенные возможности совместной работы, такие как демонстрация экрана. записи и чат, помогут командам использовать этот инструмент наиболее эффективно.
  
  
• Совместная работа. Благодаря функциям совместной работы, таким как календари и расписания, общий доступ к файлам и средства управления проектами, можно организовать эффективную совместную работу сотрудников, отвечающих за разные задачи, и поставить единые цели работы.

Эффективный обмен информацией важен для коммерческих компаний любого размера, особенно с учетом все более распространенного перехода на гибридную и удаленную модели работы. При этом решения "объединенные коммуникации как услуга" не только предоставляют командам возможности виртуальной совместной работы, но и помогают компаниям сохранять конкурентоспособность в изменяющихся условиях рынка.

К числу преимуществ систем "объединенные коммуникации как услуга" относятся следующие:

• Снижение затрат
  Системы "объединенные коммуникации как услуга" реализованы в облаке и работают с единым интерфейсом, поэтому компаниям можно снизить расходы на обслуживание, лицензирование и первоначальную установку. Кроме того, можно снизить расходы на аренду офисов и на поездки.
  
  
• Масштабируемость
  Решения "объединенные коммуникации как услуга" отличаются простотой подключения: можно без труда добавлять новых пользователей по мере роста численности команд. В системах "объединенные коммуникации как услуга" автоматически применяются обновления, реализуются самые современные функции безопасности, инструменты и приложения, за счет чего можно применять передовые технологии для оптимизации бизнес-процессов.
  
  
• Повышение производительности работы
  Вместо использования нескольких платформ сотрудники получают все необходимые функции и возможности централизованно. Благодаря этому повышается эффективность управления проектами и рабочих процессов. Это, в свою очередь, способствует повышению качества и скорости работы команд.
  
  
• Гибкость
  Решения "объединенные коммуникации как услуга" объединяют различные инструменты обмена информацией в рамках единой платформы. За счет этого компании могут быстрее реагировать на изменения и приспосабливаться к ним, а также быстрее удовлетворять нужды клиентов. Решения UCaaS также дают возможность сотрудникам работать из любых мест и с любых устройств: требуется лишь надежное подключение к Интернету.

Решения "объединенные коммуникации как услуга" обладают целым рядом преимуществ с точки зрения бизнеса, но следует учитывать и недостатки таких решений.

К преимуществам систем "объединенные коммуникации как услуга" относятся следующие:

• Более быстрое развертывание.
  
  
• Повышенная мобильность сотрудников.
  
  
• Снижение затрат.
  
  
• Повышенная эффективность рабочих процессов.
  
  
• Всегда применяются самые современные технологические решения.

Недостатки систем "объединенные коммуникации как услуга":

• Зависимость от стабильного и высокоскоростного подключения к Интернету.
  
  
• Ограниченные возможности вызова экстренных служб.
  
  
• Возможные проблемы взаимодействия с существующим оборудованием.

Переход на системы UCaaS благоприятен для любых организаций, но страх перебоев в обмене информацией может быть сдерживающим фактором для многих компаний. Чтобы переход на новые решения прошел без затруднений и без перебоев в работе бизнеса, воспользуйтесь следующими рекомендациями.

1. Проведите аудит существующего набора технических решений, применяемых для передачи информации.
   При переходе с устаревшей системы обмена информацией на платформу UCaaS важно выявить все существующие средства обмена информацией, используемые сотрудникам в командах и отделах. Возможно, у некоторых используемых средств функции дублируются, а некоторые функции могут не использоваться вовсе. Это поможет принять взвешенное решение при переходе на новую систему UCaaS.
   
   
2. Изучите свои потребности.
   Системы UCaaS обычно применяются с многоуровневым планом обслуживания, поэтому важно знать, какие именно функции вам нужны. Кроме того, следует определить, каких возможностей не хватает в настоящее время. В хоте этого периода оценки также есть возможность собрать отзывы у членов команд и узнать, в каких областях можно было бы улучшить рабочие процессы.
   
   
3. Оповестите команду, подготовьте график перехода.
   При переходе на систему "объединенные коммуникации как услуга" нужно убедиться, что команда понимает временные рамки такого перехода. Переход будет произведен поэтапно или сразу? Сотрудники должны быть в курсе дел: в этом случае у них будет достаточно времени, чтобы задокументировать процессы и свести к минимуму перебои в работе бизнеса.
   
   
4. Воспользуйтесь учебными ресурсами на самом раннем этапе.
   При переходе на новые системы обмена информацией может потребоваться определенное обучение. Чем раньше вы сможете предоставить поддержку и ресурсы, тем меньше возникнет проблем. Воспользуйтесь учебными материалами, предоставленными поставщиком решения "объединенные коммуникации как услуга" или проведите обучение, чтобы убедиться, что после внедрения новой системы сотрудники будут располагать всем необходимым.

Вложение средств в новую платформу UCaaS выгодно как новым компаниям, так и компаниям со значительным стажем работать. Тем не менее, может быть непросто сравнить поставщиков таких систем и выбрать наиболее подходящего из них. Чтобы найти наилучшего поставщика объединенных коммуникаций для вашего бизнеса, учитывайте следующие факторы.

1. Обслуживание клиентов
   Предоставляет ли поставщик постоянно доступную поддержку по телефону или в чате? Будет ли предоставляться поддержка при начальном внедрении платформы объединенных коммуникаций или при переходе на такую платформы? Предусмотрено ли подключение команд или непрерывное обучение? При выборе поставщика решения объединенных коммуникаций важно знать, доступна ли помощь, если потребуется устранять неполадки.
   
   
2. Безопасность
   Когда удаленные и гибридные сотрудники работают из разных сетей и на разных устройствах, важно чтобы поставщик системы UCaaS предусмотрел комплексные средства безопасности. Перед вложением средств проведите беседу с представителем поставщика, обсудите инфраструктуру с функциями шифрования данных, управления угрозами, разрешений и средств управления доступом.
   
   
3. Надежность
   При сравнении поставщиков учитывайте время доступности или попросите поставщика предоставить документацию с показателями надежности работы. Время доступности должно быть более 99 %. Также можно ознакомиться со страницами поставщика решения объединенных коммуникаций в социальных сетях, чтобы узнать, часто ли у этого поставщика возникают перебои.
   
   
4. Единообразный пользовательский интерфейс
   Система UCaaS дает сотрудникам удобную возможность работать с разных устройств, поэтому крайне важно, чтобы у системы был единообразный пользовательский интерфейс. За счет этого обеспечивается экономия времени, а сотрудникам удобнее работать со средствами общения, которыми они пользуются каждый день. В этом случае ИТ-отделу также будет проще предоставлять поддержку, если это потребуется.

У многих компаний возникла необходимость внедрения решений UCaaS из-за пандемии COVID-19. Такие решения дали командам возможность работать удаленно и сохранять конкурентоспособность даже в условиях неопределенности. В будущем решения UCaaS будут важной составляющей перехода компаний на цифровые технологии. Такие решения помогут командам оптимизировать внутренние процессы, улучшить вовлечение клиентов и адаптироваться к новым рынкам.

Технологии "объединенные коммуникации как услуга" не исчезнут, поскольку все чаще компании переходят на модель гибридную или гибкую модели работы на постоянной основе. Функции систем "объединенные коммуникации как услуга" стремительно развиваются, чтобы соответствовать потребностям распределенных рабочих ресурсов.

Одной из важнейших функций платформ UCaaS стали подсказки о присутствии: с их помощью сотрудники могут узнать, когда их коллега не на работе, говорит по телефону или проводит презентацию. Эти средства также помогают сотрудникам не отвлекаться от важных дел и поддерживать баланс между работой и личной жизнью: всегда можно определить, когда тот или иной сотрудник занят, сосредоточен на продуктивной работе или уже окончил работу на сегодня. Компоненты систем UCaaS, отвечающие за видеосвязь и чат, также развиваются. В частности, реализованы новые функции реакций, поощряющие участие в обсуждениях и повышающие уровень вовлеченности аудитории на собраний.

По мере развития технологий обмена информацией коммерческие компании все чаще используют облачные платформы объединенных коммуникаций, чтобы гарантировать применение самых современных функций и средств безопасности. К числу других технологических тенденций, формирующих будущее обмена информацией для бизнеса, можно отнести следующие:

Технологии искусственного интеллекта и машинного обучения, от чат-ботов и интеллектуальных помощников до аналитики данных, будут и далее развиваться на платформах объединенных коммуникаций. В решениях UCaaS искусственный интеллект может улучшить рабочие процессы за счет автоматизации, повысить доступность за счет преобразования речи в текст и повысить эффективность работы благодаря интеллектуальному планированию и рекомендациям.

Системы UCaaS обеспечивают ощутимые преимущества не только в сфере взаимодействия сотрудников и обмена информацией между ними, но и в сфере отношений с клиентами. По мере развития технологий бизнеса решения UCaaS все чаще будут применяться для повышения уровня обслуживания клиентов, поскольку такие решения позволяют интегрировать контакт-центры или средства управления отношениями с клиентами (CRM) в состав платформы.

Чем больше доступно способов обмена информацией и совместной работы, тем больше появляется точек входа для угроз безопасности. По мере развития технологий связи будет укрепляться и инфраструктура платформ объединенных коммуникаций: будут реализованы улучшенные механизмы управления угрозами, шифрования и защиты данных. Для платформ UCaaS также могут быть разработаны надстройки безопасности для определенных отраслей, чтобы решить проблемы соответствия требованиям.