Видеоконференции

Когда режимы удаленной и гибридной работы стали активно использоваться, компании перешли на видеоконференции, чтобы обеспечить взаимодействие сотрудников, где бы они ни находились.

Вы можете запланировать быстрый видеочат с непосредственным подчиненным или большое видеособрание для подведения итогов месяца, в котором примут участие все сотрудники организации, — в любом случае решение для видеоконференций поможет членам вашей команды работать сообща и поддерживать контакт.

Как правило, для проведения такого собрания требуется только программное обеспечение для веб-конференций, надежное подключение к Интернету (проводное или по каналу Wi-Fi) и устройство для видеоконференций.

Чтобы видеоконференция прошла успешно, вам потребуются особые функции, которые обеспечат возможность работы с коллегами, находящимися в других точках земного шара.

Средства для видеоконференций должны обладать следующими возможностями:

• Запись собраний, которую можно будет предоставить участникам или использовать в дальнейшем как справочный материал.
• Чат для общения с коллегами до, во время и после конференции.
• Демонстрация экрана, чтобы подкрепить ваши слова и чтобы участникам было проще следить за вашей презентацией.
• Добавление субтитров — эта функция облегчает восприятие, особенно если человек не владеет языком или его физические возможности ограничены.
• Выбор готового фона или использование собственного фонового изображения помогает свести к минимуму отвлекающие факторы.
• Кнопка реакций позволяет быстро отреагировать на содержание доклада или обсуждение, не прерывая звонок.
• Просмотр и скачивание списка участников дает возможность ознакомиться с присутствующими и продолжить работу с ними после собрания.

Средство для видеоконференций также должно предоставлять участникам возможность выбора: общаться с включенной камерой или использовать только микрофон.

В идеале такое программное обеспечение, помимо прочего, поможет вам усовершенствоваться в проведении презентаций, а в условиях гибридной работы эти навыки важны как никогда. В Microsoft Teams есть функция тренировка речи, которая помогает докладчикам чувствовать себя более уверенно на собраниях. Она предоставляет рекомендации и оценку темпа речи и использования слов-паразитов, а также напоминает о необходимости поддерживать контакт с аудиторией.

Пандемия вынудила миллионы предпринимателей по всему миру закрыть офисы и распустить всех сотрудников по домам на карантин. Вспышка COVID-19 оказала огромное влияние на видеоконференции —"работа из дома из модной привилегии практически за одну ночь превратилась в жизненную необходимости. Компаниям всех отраслей пришлось срочно приспосабливаться к новой реальности.

Многие сотрудники для выполнения своих задач использовали персональные компьютеры или арендованное у организации оборудование. Некоторые компании выделяли сотрудникам средства на покупку оборудования для работы из дома и создавали долговременные политики удаленной работы по мере того, как недели превращались в месяцы, а ситуация не менялась. Компании стали использовать средства для видеоконференций, чтобы наладить совместную работу рассеянных по всему миру сотрудников и обеспечить им возможность оставаться на связи.

В 2021 году на организацию видеоконференций в мире было затрачено 14,6 млрд долларов США (согласно отчету компании Statista). Важность, которую видеоконференции приобрели в период пандемии, и их влияние на современные бизнес-процессы ощущается и по сей день.

В нынешних условиях гибридной рабочей среды видеоконференции превратились из роскоши в необходимость. Благодаря видеоконференциям сотрудники могут общаться между собой и видеть лица друг друга, даже находясь в другом городе или стране.

Поскольку во время собраний сотрудники могут находиться в самых разных условиях, важно разработать общие рекомендации для проведения виртуальных встреч. Например, нужно отправить заметки о собрании в широкодоступный цифровой документ или приложение, чтобы все сотрудники могли подготовиться и узнать последние новости. Также важно, чтобы участники собрания заранее протестировали свое оборудование и убедились, что оно работает. Это позволит избежать технических накладок во время группового звонка.

И хотя виртуальные встречи порой нуждаются в определенной доработке, они могут стать мощным инструментом, позволяющим сплотить сотрудников и обеспечить бесперебойную работу организации.

COVID-19 и возможность работать из дома кардинальным образом изменили роль видеоконференций в бизнесе. Внедрение видеконференций дает организациям массу возможностей. Например:

• Можно расширить кадровый состав за счет найма сотрудников из других областей и регионов.
• Гибридный режим труда позволяет нанять больше сотрудников, которые не будут ограничены традиционным графиком работы с 9 утра до 5 вечера.
• Благодаря интеллектуальным устройствам сотрудники могут работать и поддерживать связь даже в путешествии.
• Возможность удаленной или гибридной работы может заинтересовать и привлечь к вам новых сотрудников.

Видеоконференции помогают улучшить бизнес-процессы, повысить продуктивность и укрепить связи в коллективе, так как позволяют работать в обществе коллег в режиме реального времени.