Виртуальные мероприятия

Виртуальное мероприятие — это мероприятие любого типа, проводимое в режиме онлайн, а не в реальном помещении. Люди могут присоединяться к нему, не покидая офиса, дома или любого другого места, где есть Wi-Fi. Все, что им нужно, — это мобильный телефон, планшет или компьютер. Отдельные пользователи, группы или предприятия могут проводить мероприятия любого масштаба — от небольших закрытых встреч до крупных конференций с большим числом участников.

Восемь наиболее распространенных разновидностей виртуальных мероприятий:

• Конференции

Как и для конференций в очном режиме, программа виртуальной конференции может включать выступления докладчиков, возможности для обучения и сертификации, демонстрацию продуктов и развлекательные мероприятия.

• Вебинары

• Образовательные курсы и занятия

• Торговые выставки

Как и традиционные торговые выставки, виртуальные мероприятия такого рода позволяют предприятиям и новаторам демонстрировать свои товары и услуги в виртуальном режиме, охватывая при этом более широкую аудиторию.

• Ярмарки вакансий

• Открытые показы недвижимости

• Социальные мероприятия

• Гибридные мероприятия

Какая платформа для проведения виртуальных мероприятий вам подходит? Когда выбор так велик, растеряться несложно. Чтобы выбрать оптимальный вариант, подумайте об уникальных особенностях своего мероприятия и о том, чего вы хотите достичь: приоритеты и требования для вебинара не такие, как, например, у виртуальной встречи выпускников.

При выборе виртуальной платформы для своего мероприятия обратите внимание на перечисленные ниже моменты.

1. Максимальное число участников

Чтобы не потерять потенциальных участников, не выбирайте платформу, которая не может вместить всех ваших посетителей. Для масштабных мероприятий, таких как виртуальные конференции и торговые выставки, понадобится платформа, способная обслуживать большую аудиторию. И учтите, что в некоторых решениях число посетителей можно увеличить за счет участников в режиме только просмотра.

2. Возможности для вовлечения

Увлечь аудиторию иногда бывает непросто даже при личном общении. Для виртуального мероприятия вам понадобится платформа, которая поможет вам завлекать аудиторию и стимулировать ее участие в процессе.

Чат — незаменимая функция, которая позволяет участникам общаться и обмениваться файлами, не прерывая докладчика. Он также окажется полезен, если во время мероприятия у вас возникнут технические проблемы. Присутствующие могут общаться с группой через чат, если вдруг пропадает звук.

Сделать материал более доходчивым и понятным помогают автоматические субтитры (они также удобны, когда участникам необходимо отключить звук). Автоматические субтитры также часто можно переводить на другие языки. Вовлечь аудиторию в рабочий процесс также можно с помощью интерактивных вопросов и ответов, когда у участников есть возможность задавать вопросы в чате прямо во время мероприятия или по разрешению ведущего. Докладчики могут отвечать на них, когда им будет удобно, в частном порядке или для всех участников.

3. Передовые средства аналитики

Аналитика и отчетность по мероприятию помогает получить о нем более полное представление. Если вы проводите вебинар, торговую выставку или конференцию, вы можете оценить успешность мероприятия, получить полезные маркетинговые данные или другую важную информацию, такую как сведения о демографических параметрах, интересах, вовлеченности участников и т. д. — и в этом вам помогут отчетность и аналитика по мероприятию.

4. Запись событий

Мероприятие способно приносить пользу и после своего завершения. Записав его, вы получаете возможность расширить потенциальную аудиторию. Вы можете предложить запись мероприятия тем, кто не смог присутствовать на нем вживую, использовать отдельные фрагменты для маркетинга или публикации в социальных сетях, продемонстрировать запись прежним участникам, чтобы дать им возможность освежить происходящее в памяти, или просмотреть ее самостоятельно, чтобы узнать, что получилось хорошо, а что требует улучшения.

5. Настройка фирменной символики

Если вы используете виртуальные мероприятия для построения бизнеса, вам обязательно потребуются возможности настройки и персонализации на соответствующей платформе. Функции персонализации позволяют создавать собственные страницы регистрации и шаблоны для электронных писем, чтобы представить свой бренд.

6. Управление событиями

Инструменты для управления событиями помогут вам легко и эффективно спланировать и организовать свое мероприятие, чтобы предложить участникам уникальные впечатления.

Обращайте внимание на функции, автоматизирующие задачи на всех этапах мероприятия от планирования до завершения: регистрация, подтверждение по электронной почте с дальнейшим контролем, обработка платежей, загрузка информации о докладчиках, создание страниц мероприятий, отслеживание, метрики, отчеты и опросы. Чем полнее вам удастся автоматизировать этот процесс, тем больше времени вы сможете уделить успешному проведению мероприятия.

Такие функции, как зал ожидания, позволяют докладчикам и ведущим проводить последние приготовления и общаться "за кадром" во время мероприятия. С помощью других средств управления ведущие могут выбирать, когда и какое содержимое посетители мероприятия могут просматривать и предлагать друг другу.