Почему компании внедряют средства RPA

Чем решения RPA отличаются от других инструментов автоматизации процессов?

Чтобы понять преимущества средств RPA по сравнению с другими решениями автоматизации рабочего процесса, полезно понимать разницу между автоматизацией и RPA. Подробнее об автоматизации бизнес-процессовАвтоматизация рабочих процессов использует технологию для сокращения выполняемых вручную шагов бизнес-процесса, но для завершения процесса все равно требуется человек. Средства RPA создают роботов для работы через графический интерфейс пользователя, устраняя необходимость вмешательства человека. Это могут быть процессы, в которых люди по-прежнему должны инициировать задачи, или автономно работающие процессы, полностью автоматизированные.

Средства RPA не требуют или почти не требуют программирования, а поскольку боты используют ту же инфраструктуру и решения, что и сотрудники, не нужно никаких изменений в архитектуре. Решения RPA создаются с учетом требований бизнес-пользователей. Некоторые решения RPA даже предназначены для сотрудников без технических знаний, позволяя им автоматизировать выполняемые вручную процессы, с которыми они работают каждый день. Компания может оптимизировать операции и повысить удовлетворенность сотрудников при минимальном участии ИТ-персонала или вообще без него, а также без традиционных затрат на разработку ПО.

Вот еще несколько аспектов, в которых решения RPA отличаются от традиционных инструментов для автоматизации процессов:

• Традиционные процессы автоматизации могут требовать частичного или полного изменения технической инфраструктуры. RPA-боты работают через графический пользовательский интерфейс и взаимодействуют с другими системами точно так же, как люди.
• RPA-боты достаточно гибки, чтобы автоматизировать процессы для различных приложений.
• RPA-боты предназначены для выполнения повторяющихся типовых процессов, таких как ввод данных. Они масштабируются, и их проще совершенствовать по сравнению с решениями, ориентированными на выполнение одного процесса.

Программное обеспечение RPA повышает эффективность повторяющихся рабочих процессов на основе правил, однако некоторые процессы лучше всего предоставить сотрудникам. Как правило, выполнение процессов, которые используют большое количество неструктурированных данных или графической информации и зависят от быстро изменяющихся параметров, лучше всего оставить для выполнения творческим сотрудникам.

Роль RPA сегодня и в будущем

Сейчас программное обеспечение RPA становится все популярнее по мере того, как компании учатся его использовать и сами наблюдают его преимущества, такие как экономия времени и затрат. Но, как и все технологии, RPA усложняется и меняется по мере роста бизнеса и усложнения его потребностей. Вот несколько предполагаемых путей развития средств RPA.

• Более тесная интеграция с ИИ. По мере развития RPA, скорее всего, появятся новые способы их интеграции с технологиями нового поколения, такими как ИИ, машинное обучение и даже Интернет вещей (IoT), — и некоторые компании уже занялись этим. Гиперавтоматизация, или интеллектуальная автоматизация, расширяет круг задач, выполняемых средствами RPA, и предоставляет им возможность автоматизировать разнообразные сложные задачи.
• Более сложная автоматизация. Компании используют RPA для автоматизации всевозможных рутинных задач, но объединение их с ИИ и машинным обучением открывает путь к оптимизации совершенно нового круга задач. Например, сейчас компании могут использовать средства RPA для оцифровки документов, а средства RPA, интегрированные с ИИ, могут в дополнение к этому понимать содержимое документов и классифицировать их эффективно и без ошибок.
• Сниженная стоимость и повышенная доступность. Когда средства RPA только появились на рынке, их было сложнее найти и они могли очень дорого стоить. Но по мере того как спрос на программное обеспечение RPA растет, число компаний, которые его разрабатывают и предлагают, также увеличивается. Учитывая рост предложения, цены, скорее всего, будут падать, а функциональность — становиться более конкурентоспособной.

Основные возможности решений RPA

Сейчас на рынке доступно уже много средств RPA, причем с разными наборами функций. Но вот минимальный набор основных функций, которыми должно обладать качественное программное обеспечение RPA:

• Возможность взаимодействия. Программное обеспечение RPA должно работать с уже имеющимися у вас классическими приложениями, веб-приложениями и другими распространенными программами. Оно также должно подключаться к системным API и проводить операции чтения и записи в базах данных.
• Приращение данных. Решение должно уметь извлекать данные с веб-сайтов и из социальных сетей.
• Обработка различных типов данных. Важно, чтобы ваше решение умело извлекать и вводить данные, объединять данные из нескольких источников и выполнять условные операторы, такие как if/else.
• Программные интерфейсы. Программируемый интерфейс важен. Программное обеспечение RPA может обладать интеллектуальными, или когнитивными, способностями настройки ботов для принятия решений, что помогает вашей компании работать эффективнее. Например, боты могут помогать отвечать на запросы в службу ИТ-поддержки, снимая с сотрудников ИТ часть административной нагрузки и позволяя сосредоточиться на других инициативах. Некоторые решения даже предоставляют возможности программирования роботов без написания программного кода, но все средства RPA должны уметь взаимодействовать с различными типами приложений, сообщениями электронной почты, файлами и папками.

Выбор решения RPA и работа с ним

Начиная оценивать доступные инструменты RPA, следует помнить , какие процессы вы собираетесь автоматизировать. В каждое средство роботизированной автоматизации процессов встроен свой набор элементов управления и команд, определяющий его возможности. Поэтому проверьте, соответствуют ли они вашим целям автоматизации рабочего процесса. Кроме того, старайтесь выбрать компоненты, допускающие повторное использование, и проверьте, могут ли ваши боты без проблем работать в существующих системах.

При выборе подходящего решения RPA для своей организации учитывайте следующие критерии:

• Легкость использования. Программное обеспечение RPA должно быть достаточно простым, чтобы, пользуясь им, люди с ограниченными навыками программирования или вообще без таковых могли создать автоматизацию, а затем настроить рабочий процесс. На рынке даже доступно несколько решений RPA с малым объемом программирования, которые разработчики без навыков ИТ могут использовать для автоматизации своих рабочих процессов. Любое выбранное вами программное обеспечение должно предлагать встроенные команды с возможностью расширения, мастера и графические пользовательские интерфейсы.
• Гибкость. У вас должна быть возможность настраивать пользовательские функции ПО, не платя поставщику дополнительные средства за настройку. Кроме того, ПО должно уметь обрабатывать различные варианты использования и меняющиеся объемы данных, при этом продолжая работать последовательно и согласованно.
• Масштабируемость. Программное обеспечение RPA должно быстро масштабироваться, чтобы соответствовать рабочим требованиям вашей компании и адаптироваться к изменениям. Программное обеспечение также должно иметь возможность запускать несколько ботов и несколько рабочих процессов одновременно.

Как решения RPA используются в различных отраслях

Программное обеспечение RPA уже применяется компаниями в самых различных отраслях. Например, в здравоохранении RPA может использоваться для записи пациентов на прием, ввода данных пациентов, обработки страховых исков и управления выставлением счетов. А вот как другие отрасли используют средства RPA для преобразования своих процессов.

• Розничная торговля. Внесение изменений в заказы, отгрузка товаров и отслеживание отправленных заказов.
• Телекоммуникации. Мониторинг, управление данными о мошенничестве и обновление данных о клиентах.
• Банковские услуги. Повышение эффективности работы, точности данных и укрепление безопасности.
• Страхование. Управление рабочими процессами, ввод данных о клиентах и помощь в работе приложений.
• Производство. Помощь с процессами цепочки поставок, выставление счетов за материалы, обслуживание и поддержка клиентов, а также администрирование.

Ограничения решений RPA

Программное обеспечение RPA имеет много преимуществ, но его возможности не безграничны. Эта технология только развивается и пока работает лучше всего в интеграции с другими технологиями. Она еще не стала универсальным решением, способным устранить все проблемы в работе компаний.

В настоящее время RPA — это технология на основе правил, которая лучше всего работает со структурированными данными или информацией, основанной на предопределенной модели данных. Чтобы она работала успешно, нужно запрограммировать ботов на определенные действия, и они будут работать только в этих рамках. Решение RPA, не дополненное технологиями ИИ или машинного обучения, может только следовать заданным правилам; оно неспособно понимать и интерпретировать содержимое, к которому получает доступ.

Например, чтобы средство RPA обрабатывало информацию из счетов или других документов, все эти документы должны иметь одинаковый формат. Оно не может обрабатывать файлы с отклонениями от формата. По этой причине средства RPA не подходят для обработки неструктурированных данных или информации, не соответствующей заранее заданной модели данных.

Кроме того, средства RPA не умеют учиться и адаптироваться. Если бизнес-процессы изменятся, потребуется перепрограммировать ботов для работы с новыми процессами, что может отнять много времени. Если ваше средство RPA окажется несовместимо с новыми процессами, вложенные в него средства дадут лишь ограниченную отдачу. Чтобы избежать этой проблемы, подумайте, насколько вероятно изменение процессов и технологий, до внедрения средства RPA.

Как добиться успеха с помощью инструментов RPA

Как и в случае с любой другой технологией, успех использования программного обеспечения RPA зависит от того, как вы его применяете. Даже лучшие инструменты не смогут исправить изначально плохо построенный процесс, поэтому обязательно продумайте, какие задачи автоматизировать. Примененное в правильном контексте с определенной, измеримой целью, правильно выбранное средство RPA может полностью переопределить эффективность вашей компании. При использовании технологии RPA для автоматизации процессов следует помнить о следующих практических рекомендациях.

• Знайте процесс, который хотите автоматизировать. Проведите аудит всех рабочих процессов, чтобы выяснить, какие задачи лучше всего подходят для RPA. Помните, что инструменты RPA, как правило, не "понимают" информацию. Если вы не планируете интегрировать в них возможности ИИ, выбирайте процессы, которые не выходят за пределы четко определенных параметров и не требуют участия сотрудников или контроля с их стороны — например, внесение встреч в календарь или обработку счетов. Некоторые программы, такие как Microsoft Power Automate, предлагают возможности выявления процессов, подходящих для автоматизации.
• Выберите подходящий инструмент. Выявив процессы, которые предстоит автоматизировать, найдите средства, которые лучше всего поддерживают такой тип задач. У всех инструментов свои преимущества и недостатки, поэтому оценивайте их на основе возможностей, цены, простоты реализации и степени совместимости с существующим программным обеспечением.
• Обучите сотрудников. Научив сотрудников использовать, а впоследствии изменять и исправлять решение RPA, вы обеспечите его неизменную ценность и широкое применение по всей компании.
• Измеряйте результаты. До и после реализации отслеживайте основные показатели эффективности (KPI), такие как производительность работы сотрудников, точность приема данных, количество внесенных в календарь встреч или обработанных документов. Если показатели эффективности не улучшились после реализации, это может свидетельствовать о том, что вы выбрали неподходящие процессы или неправильно настроили ботов.