Affärsprocesstyrningens sex steg

Steg ett: Planera din strategi

Börja med att samarbeta med ledningen för att skapa en strategi för affärsprocesshantering som stöder organisationens huvudsakliga affärsmål. Företag vill investera i projekt med hög påverkan och låg risk som ger mätbara resultat som är nära anpassade till deras KPI:er.

Titta på affärsområden där förloppet för att uppfylla företagets mål har saktat ned eller avstannat. Definiera grovt vad som behöver ändras och hur genom att kategorisera associerade affärsaktiviteter till en av de tre huvudtyperna av affärsprocesshantering:

• Humancentrerad BPM. En mänsklig process som till stor del saknar automatisering handlar om människor. Vissa beslut, godkännanden och andra processuppgifter är unikt avsedda för anställda, kunder och andra personer att utföra. I dessa fall bör BPM ge enskilda personer ett väl utformat programgränssnitt och meddelande- och spårningsfunktioner .
  
  Exempel på människocentrerad BPM är anställningsprocesser där HR-personal arbetar med chefer för att publicera jobböppningar, skärmkandidater, be om referenser och intervjukandidater. En annan instans är processer för kundklagomål som hanteras av  servicerepresentanter.
• Dokumentcentrerad. Processer som omfattar pappers- och elektroniska dokument måste hanteras med försiktighet och i enlighet med företagets, branschens och regelkraven. Dokumentcentrerad BPM använder ofta arbetsflödesautomatisering för att öka effektiviteten och noggrannheten samtidigt som efterlevnad upprätthålls.
  
  Dokumentintensiva BPM-exempel finns i juridiska avdelningar, ekonomi, inköp och andra avdelningar som dirigerar kontrakt och avtal till flera personer för granskning och signering. Ett annat exempel är medicinska organisationer som upprätthåller elektroniska  hälsojournaler.
• Integrationscentrerad BPM. Den här kategorin fokuserar på integrering och automatisering av system, till exempel ERP-program (Enterprise Resource Management), CRM-program (Customer Relationship Management) och HRMS-program (Human Resource Management System). Integreringscentrerad BPM gör det möjligt för personer att snabbt komma åt appar, data och tjänster via anslutningsappar och API:er, vilket förbättrar användarnas produktivitet och nöjdhet.
  
  Integreringsinriktade BPM-exempel är marknadsförings- och säljteam som använder sammankopplade kampanjer, leadanalyser och CRM-verktyg för att dela detaljerad information om potentiella och befintliga kunder.

Steg två: Utforma och mappa idealiska processer

När du har definierat strategiska mål tydligt och har stöd från verksamheten kan du analysera och mappa varje process som är mål för förbättring. Identifiera viktiga processhändelser, de manuella och automatiserade uppgifter som krävs för var och en, de personer som utför dem, tidslinjer och alla tekniker som används. Leta efter flaskhalsar och fördröjningar; redundanta, onödiga uppgifter; och områden som karaktäriseras av överdrivna kostnader och mänskliga fel, kundens missnöjdhet eller inkompatibilitet.

När du förstår tillståndet som det “är” använder du sedan insikterna för att upprätta nya affärskrav för processen. Utforma och mappa sedan ett idealiskt “tillstånd”. Brainstorma olika sätt att lösa problem. Dessutom kan du beskriva mått för att spåra förbättring av affärsprocesser. Fråga processintressenter, vars deltagande är avgörande för projektets framgång, för att samla in utvärderingsdata och ge feedback om design.

Tidigt i dina BPM-initiativ kanske ditt företag vill använda en metod för förbättring av affärsprocesser för att ytterligare strukturera din metod och främja en delad känsla av syfte. Även om metoder för förbättring av affärsprocesser har olika principer och tekniker försöker de alla hjälpa till att eliminera slöseri, ta bort hinder, förbättra samarbetet och driva på kulturell förändring.

Vanliga metoder för att förbättra affärsprocessen inkluderar:

• Agil hantering
• Kaizen
• Lean management
• Sex sigma
• TQM

Dra även nytta av processutvinning, processmappning och andra BPMS (Business Process Management Software) för att snabbt analysera och visualisera arbetsflöden. På samma sätt kan intelligenta BPMS-lösningar (iBPMS) hjälpa till att förbättra arbetsflöden med funktioner för moln-, AI- och stordataanalys.

Steg fyra: Implementera förbättringar

Du är redo att börja använda din optimerade process. Börja med en koncepttestlösning där en liten grupp testar processen. Använd sedan deras feedback för att utveckla processen därefter. Dra nytta av fördefinierade BPMS-mallar och anslutningsappar för att utveckla intuitiva användargränssnitt för nya automatiserade och integrerade processer.

Innan du formellt startar processen med den större organisationen bör du placera planer och resurser på plats för projekt- och ändringshantering. Övergångsteam på ett lämpligt sätt för att jämna ut initiala problem, undvika driftstörningar och främja adoption. Slutför också måtten och använd Business Intelligence-verktyg (BI) för att skapa instrumentpaneler och generera rapporter som ger insikter i realtid eller nära realtid.

Uppdatera jobbrollerna och ansvarsområdena som en del av ändringshanteringsplanen och utbilda medarbetarna. Meddela berörda kunder och leverantörer och erbjud support.

Steg fem: Övervaka och spåra  prestandamått

I den här fasen av BPM-livscykeln identifierar du potentiella områden för ytterligare ändringar genom att övervaka data för att generera prestandamått. Beroende på dina mål kan du fördjupa dig i olika aspekter av den nya processeffektiviteten, till exempel hur bra:

• Ett arbetsflöde pågår i en process.
• En process pågår inom den större organisationen.
• En process fungerar i en teknisk synvinkel.

Tala även med intressenter för mer information om tids- och kostnadsbesparingar, både uppnådda och potentiella, och upptäck flaskhalsar.

Använd BI-verktyg för att generera, visualisera och rapportera mått, jämföra statistiken med branschmått och utvärdera hur de mäter upp till organisationens KPI:er. Dra återigen nytta av BPMS-lösningar för att hjälpa till med datainsamling och simuleringsmodellering. Övervaka prestanda så regelbundet som möjligt för att säkerställa att BPM-initiativet fortsätter att uppfylla sina mål och stödja organisationens större mål.

Steg sex: Optimera baserat på nya insikter

Ditt övervaknings- och spårningsarbete har genererat en mängd användbara insikter. Nu är det dags att använda den här informationen för att dubbelkolla förbättringar av affärsprocesser. Genom kontinuerlig iteration och innovation, fortsätt att förfina processen och dess arbetsflöden för att uppnå nya operativa effektiviseringar. Ofta upptäcker du ytterligare möjligheter för automatisering, standardisering och integrering.

Uppgiften att generera större affärsvärde upphör aldrig och bearbetar inte heller övervakning och optimering av aktiviteter. Affärsstrategier, marknadsplatsvillkor och regelkrav fortsätter att ändras, så var redo att anpassa dina processer i svar.

Om omständigheterna kräver betydande uppdateringar påbörjar du BPM-livscykeln igen. Ditt företag har nu gjort faserna i affärsprocesshanteringen till sina egna. Ledare och processintressenter kan samlas för att planera nya initiativ.