الاتصالات الموحدة كخدمة

UCaaS هي نموذج تسليم سحابي يجمع الاتصالات الموحدة (UC) - مثل الدردشة ومشاركة الملفات والاتصال الهاتفي وأدوات مؤتمرات الفيديو - في واجهة أو نظام أساسي واحد.

بفضل الاتصالات الموحدة والتعاون، تكتسب الشركات مزيداً من التحكم في سير العمل والعمليات الخاصة بها ويظل الموظفون على اتصال أفضل. كما تلغي حلول الاتصالات الموحدة الحاجة إلى التبديل بين أدوات الاتصال المتعددة، ما يعزز تنظيم مكان العمل والكفاءة والإنتاجية. 

تشير عبارة "الاتصالات الموحدة" إلى مجموعة متنوعة من أدوات الاتصال والإنتاجية المدمجة في نظام أساسي واحد. تشمل الأدوات الشائعة في أنظمة الاتصالات الموحدة الأساسية هاتف VoIP والمراسلة الفورية والبريد الإلكتروني والاجتماعات عبر الإنترنت والمؤتمرات والتقويمات والجدولة.

تشير عبارة "كخدمة" إلى نموذج التسليم المستخدم للخدمات والبرامج السحابية.  

الفرق الرئيسي بين UC وUCaaS هو ببساطة في المكان الذي تتم فيه استضافة موفر الاتصالات الموحد. UC هو مصطلح أوسع يشمل UCaaS ويمكن أن يكون قائماً على السحابة أو مستضافاً محلياً. UCaaS قائمة على السحابة فقط.

نظراً لأن أنظمة UCaaS تعتمد على السحابة، فهي عادة ما تكون أسهل في التوسع وأكثر فعالية من حيث التكلفة من أنظمة UC التقليدية المحلية. تعمل العديد من حلول UCaaS على اشتراك شهري أو سنوي مع تسعير يعتمد على الخدمات المتدرجة وعدد المستخدمين. من ناحية أخرى، تتمتع الأنظمة الأساسية للاتصالات الموحدة المحلية التقليدية باستثمار أولي أكبر بالإضافة إلى رسوم الصيانة والترخيص.

تستخدم تقنية الاتصالات الموحدة (UC) واجهة واحدة لإدارة الاتصالات، ما يسمح للفرق بالتبديل بسلاسة بين القنوات — بدءاً من مراسلة زملاء العمل وحتى الاتصال بالعملاء ووصولاً إلى مؤتمرات الفيديو مع أصحاب المصلحة. بدلاً من الحاجة إلى أنظمة أساسية متعددة أو مقدمي خدمات متعددين لخدمات مختلفة، تعمل خدمة UCaaS على تبسيط العديد من أدوات الاتصال التي تستخدمها الشركات يومياً في نظام أساسي واحد، ما يؤدي إلى تحسين التعاون والإنتاجية.

نظراً إلى أن UCaaS تعمل عبر الإنترنت، يمكن للموظفين الوصول إلى الأدوات التي يحتاجون إليها على أي جهاز تقريباً في أي وقت. ويعني هذا أن الموظفين يمكنهم العمل بكفاءة والبقاء على اتصال أينما كانوا، في المكتب أو منازلهم أو أثناء السفر.

بدلاً من استضافة منصات الاتصالات الموحدة على شبكة محلية تقليدية، تتم استضافة حلول UCaaS بشكل آمن عبر الإنترنت. ويلغي هذا الحاجة إلى الصيانة في الموقع والدعم الفني ويجعل حلول الاتصالات الموحدة (UC) أسرع وأرخص في النشر - وهو أمر مفيد بشكل خاص مع نمو الشركات أو تغير الاحتياجات التنظيمية. حلول الاتصالات الموحدة المستندة إلى السحابة أيضاً أفضل في دعم القوى العاملة المتنقلة أو المختلطة، ما يساعد الشركات على توفير نفقات المكتب والسفر.

يساعد نظام UCaaS الشركات على تحسين الكفاءة والإنتاجية ويساعد الموظفين على البقاء على اتصال من أي مكان. تشمل وظائف UCaaS الأساسية ما يلي:

• الدردشة: تساعد المراسلة الفورية الفرق المشتتة على التواصل في الوقت الفعلي. تتضمن الدردشة غالباً مزايا مثل المراسلة الفردية والجماعية وقنوات الفريق والمشروع وإمكانات مشاركة الملفات المضمنة للاتصال السريع والمريح.
  
  
• الصوت: تساعد خدمات الهاتف مثل تحويل المكالمات والمكالمات الجماعية وتسجيلات المكالمات وتوجيه المكالمات المتقدمة الشركات على اتخاذ القرارات بشكل أسرع. في UCaaS، تعمل الإمكانات الصوتية باستخدام تقنية نقل الصوت عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP).
  
  
• الفيديو: يتيح الفيديو عقد الاجتماعات عبر الإنترنت للفرق، ما يسمح بالتفاعلات وجهاً لوجه حتى عبر المناطق الزمنية. مزايا التعاون المتقدمة مثل مشاركة الشاشة والتسجيلات وفرق الدردشة تساعد على تحقيق أقصى استفادة من هذه الأداة الأساسية.
  
  
• التعاون: تسهل مزايا التعاون، مثل التقويمات والجدولة ومشاركة الملفات وأدوات إدارة المشاريع، على الموظفين العمل عبر الوظائف والتوافق مع الأهداف.

يشكل التواصل الفعال أمراً ضرورياً للشركات من أي حجم، خاصة وأن المزيد من الشركات تتبنى نموذج العمل المختلط الدائم وعن بعد. لكن UCaaS تساعد الفرق في أكثر من مجرد التعاون الافتراضي - فهي تساعد أيضاً الشركات على الحفاظ على قدرتها التنافسية في الأسواق المتغيرة.

تشمل بعض مزايا UCaaS ما يلي:

• خفض التكاليف
  نظراً لأن UCaaS قائمة على السحابة وتعمل في واجهة واحدة، فإن الشركات تنفق أقل على الصيانة ورسوم الترخيص والتثبيت الأولي. يمكن للشركات أيضاً توفير نفقات المكتب والسفر.
  
  
• قابلية التوسع
  تعمل حلول UCaaS على تبسيط عملية الإعداد وتسهيل إضافة مستخدمين جدد مع ازدياد الفرق. ستتمتع أنظمة UCaaS أيضاً بأحدث التقنيات لتحسين العمليات التجارية، وتحديثها تلقائياً باستخدام ميزات الأمان وأدواته وتطبيقاته الجديدة.
  
  
• الإنتاجية المحسَّنة
  بدلاً من العمل عبر العديد من الأنظمة الأساسية، يحصل الموظفون على كل ما يحتاجون إليه في موقع مركزي، ما يعمل على تحسين كفاءة سير العمل وإدارة المشاريع. ويساعد هذا الفرق على التحرك بشكل أسرع وتحسين جودة العمل.
  
  
• المرونة
  من خلال مجموعة متنوعة من أدوات الاتصال في نظام أساسي واحد، تساعد UCaaS الشركات على الاستجابة للتغيرات والتكيف معها بسرعة، بالإضافة إلى الاستجابة لاحتياجات العملاء بشكل أسرع. تعمل UCaaS أيضاً على تمكين الموظفين من العمل من أي مكان تقريباً وعلى أي جهاز مزود باتصال موثوق بالإنترنت.

تأتي UCaaS مع العديد من الفوائد التجارية ولكن هناك بعض العيوب التي يجب مراعاتها أيضاً.

تشمل مزايا UCaaS ما يلي:

• النشر الأسرع.
  
  
• قدر أكبر من التنقل للموظفين.
  
  
• توفير التكاليف.
  
  
• كفاءة سير عمل أفضل.
  
  
• أحدث التقنيات دائماً.

تشمل عيوب UCaaS ما يلي:

• تبعية اتصال إنترنت قوي.
  
  
• مكالمات طوارئ محدودة.
  
  
• مشاكل التشغيل البيني المحتملة مع الأجهزة الموجودة.

يمكن لكل مؤسسة أن تستفيد من الانتقال إلى نظام UCaaS ولكن الخوف من انقطاع الاتصالات قد يمنع الشركات من إجراء التبديل. لجعل عملية الانتقال أكثر سلاسة وضمان استمرارية العمل، ضع في حسبانك أفضل الممارسات التالية:

1. راجع مجموعة أدوات الاتصال الحالية لديك.
   عند الانتقال من نظام اتصالات قديم إلى نظام UCaaS أساسي، من المهم تحديد جميع أدوات الاتصال الحالية التي يستخدمها الموظفون عبر الفرق والأقسام. قد تعثر على أدوات متداخلة أو هناك ميزات معينة لا تستخدمها على الإطلاق، ما سيساعدك على اتخاذ قرارات مستنيرة خلال انتقالك إلى نظام UCaaS الجديد.
   
   
2. تقييم احتياجاتك.
   تعمل أنظمة UCaaS عادةً وفقًا لخطة خدمات متدرجة، لذا فإن معرفة الميزات التي تحتاجها وأين توجد الفجوات الحالية أمر بالغ الأهمية. تمثل فترة التقييم هذه أيضاً فرصة لجمع التعليقات من أعضاء الفريق ومعرفة المكان الذي يمكن فيه تحسين سير العمل.
   
   
3. نبه فريقك وقدم جدولاً زمنياً للانتقال.
   خلال انتقالك إلى نظام UCaaS، تأكد من أن فريقك يفهم الجدول الزمني للتبديل. هل سيكون إطلاقاً تدريجياً أم انتقالاً فورياً؟ يساعد إبقاء الموظفين على اطلاع على آخر المستجدات على ضمان حصولهم على الوقت الكافي لتوثيق العمليات وتقليل انقطاع الأعمال إلى الحد الأدنى.
   
   
4. الوصول إلى مصادر التعلّم مبكراً.
   بينما يمكنك أن تتوقع منحنى تعليمياً خلال تبديل أنظمة الاتصالات، فإن توفير الدعم والموارد في وقت مبكر من شأنه أن يساعد في جعل العملية أكثر سلاسة. استفد من المواد التعليمية التي يقدمها موفر UCaaS أو نفذ تدريباً لضمان حصول الموظفين على كل ما يحتاجون إليه بمجرد تنفيذ نظام UCaaS الجديد.

يوفر الاستثمار في نظام UCaaS الأساسي الجديدة العديد من المزايا للشركات الجديدة والقائمة على حد سواء، ولكن قد يكون من الصعب مقارنة مقدمي الخدمة واختيار موفر خدمة الاتصالات الموحدة المناسب لاحتياجاتك. للعثور على أفضل موفر اتصالات موحدة (UC) لشركتك، تأكد من وضع المعايير التالية في الحسبان:

1. خدمة العملاء
   هل لدى موفر UCaaS دردشة مباشرة أو دعم عبر الهاتف متاح دائماً؟ هل ستكون هناك مساعدة في التنفيذ الأولي أو ترحيل الاتصالات الموحدة؟ هل هناك فريق على إلحاق جماعي أو تدريب مستمر؟ معرفة المساعدة المتاحة إذا كنت بحاجة إلى استكشاف مشكلة ما وإصلاحها عنصر مهم يجب مراعاته عند العثور على أفضل موفر للاتصالات الموحدة (UC).
   
   
2. الأمان
   نظراً لأن الموظفين عن بعد والمختلطين يعملون على شبكات وأجهزة مختلفة، فمن المهم البحث عن ميزات الأمان الشاملة في موفر UCaaS. قبل الاستثمار، تحدث مع أحد الممثلين حول البنية التحتية لموفر الاتصالات الموحدة من خلال تشفير البيانات وإدارة التهديدات وأذونات الوصول وعناصر التحكم.
   
   
3. الموثوقية
   عند مقارنة موفري خدمات الاتصالات الموحدة، ضع في حسبانك سجل وقت التشغيل أو اطلب الاطلاع على الوثائق المتعلقة بأداء موثوقية الموفر. يجب أن تكون نسبة وقت التشغيل أعلى من 99 بالمائة. يمكنك أيضاً الاطلاع على صفحات وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بموفري خدمة الاتصالات الموحدة لمعرفة ما إذا كان هناك نمط أو تاريخ للانقطاعات.
   
   
4. تجربة المستخدم المتناسقة
   يُسهل نظام UCaaS على الموظفين العمل عبر الأجهزة، لذلك يعد وجود واجهة مستخدم وتجربة مستخدم متسقة أمراً بالغ الأهمية. يوفر هذا الوقت ويسهل على الموظفين التنقل وإدارة أدوات الاتصال التي يستخدمونها يومياً. كما أنه يسهل على قسم تكنولوجيا المعلومات تقديم الدعم إذا لزم الأمر.

بسبب فيروس كورونا، أصبحت تقنية UCaaS ضرورة للعديد من الشركات، ما يمكّن الفرق من العمل عن بعد والحفاظ على قدرتها التنافسية حتى في أوقات عدم اليقين. في المستقبل، ستظل UCaaS جزءاً أساسياً من التحول الرقمي للشركات، ما يساعد الفرق على تحسين العمليات الداخلية وإشراك العملاء والتكيف مع الأسواق الجديدة.

تقنية UCaaS موجودة لتظل حيث تتبنى المزيد من الشركات نموذج عمل هجيناً أو مرناً دائماً. لتلبية احتياجات القوى العاملة الموزعة، تتطور ميزات UCaaS بوتيرة سريعة.

أصبحت إشارات التواجد، مثل السماح لزملاء العمل بمعرفة متى يكون شخص ما بعيداً أو خلال مكالمة أو تقديم عرض، على سبيل المثال، جانباً رئيسياً في منصات UCaaS. تعمل هذه الأدوات أيضاً على التخلص من عوامل التشتيت ومساعدة الموظفين في الحفاظ على التوازن بين العمل والحياة، ما يشير إلى الوقت الذي يكون فيه شخص ما منشغلاً أو يركز أو يسجل خروجه من اليوم. كما تطورت أيضاً مكونات الفيديو والدردشة في UCaaS، مع ميزات رد فعل جديدة لتشجيع المشاركة في المناقشات وإشراك الجماهير بشكل أفضل في الاجتماعات.

مع تطور تكنولوجيا الاتصالات، تتجه المزيد من الشركات إلى منصات الاتصالات الموحدة المستندة إلى السحابة لضمان تحديثها بأحدث المزايا والأمان. وتشمل الاتجاهات الأخرى التي تشكل مستقبل تكنولوجيا الاتصالات التجارية ما يلي:

ستستمر تقنيات الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي - بدءاً من روبوتات الدردشة والمساعدين الأذكياء وحتى نتائج تحليلات البيانات - في التطور في أنظمة الاتصالات الموحدة الأساسية. في UCaaS، يمكن أن يساعد الذكاء الاصطناعي في تحسين سير العمل من خلال أتمتة العمليات وتحسين إمكانية الوصول من خلال إمكانات تحويل الكلام إلى نص وتعزيز الكفاءة من خلال الجدولة والتوصيات الذكية.

تمثل خدمة UCaaS فوزاً واضحاً لتواصل الموظفين واتصالهم ولكنها يمكن أن تعزز العلاقات مع العملاء أيضاً. مع تطور تكنولوجيا الأعمال، توفر المزيد من حلول UCaaS طريقة سلسة لتحسين تجارب العملاء من خلال دمج مراكز الاتصال أو أدوات إدارة علاقات العملاء (CRM) في النظام الأساسي.

المزيد من الطرق للتواصل والتعاون تعني نقاط دخول إضافية للتهديدات الأمنية. مع تطور تكنولوجيا الاتصالات، ستواصل منصات الاتصالات الموحدة تعزيز بنيتها التحتية لإجراء تحسينات في إدارة التهديدات وخدمات التشفير وحماية البيانات. قد تطور UCaaS أيضاً الوظائف الإضافية الأمنية مع وضع بعض الصناعات في الحسبان لتلبية احتياجات التوافق.