Εικονικές εκδηλώσεις

Μια εικονική εκδήλωση είναι οποιοσδήποτε τύπος εκδήλωσης που διεξάγεται online και όχι σε φυσική γεωγραφική τοποθεσία.Οι χρήστες μπορούν να συμμετέχουν από την άνεση του γραφείου, της κατοικίας τους ή οποιασδήποτε άλλης τοποθεσίας με Wi-Fi.Το μόνο που χρειάζονται είναι ένα κινητό τηλέφωνο, ένα tablet ή έναν υπολογιστή.Άτομα, ομάδες ή επιχειρήσεις μπορούν να διοργανώνουν εκδηλώσεις οποιουδήποτε μεγέθους, από μικρές, ιδιωτικές συσκέψεις μέχρι και μεγάλα συνέδρια, με υψηλό αριθμό συμμετεχόντων.

Οι οκτώ πιο συνήθεις τύποι εικονικών εκδηλώσεων:

• Συνέδρια

Όπως οι συσκέψεις από κοντά, έτσι και οι εικονικές διασκέψεις μπορούν να διαθέτουν πρόγραμμα που να περιλαμβάνει βασικούς ομιλητές, ευκαιρίες εκπαίδευσης και πιστοποίησης, επιδείξεις προϊόντων και ζωντανή ψυχαγωγία.

• Webinar

• Εκπαιδευτικοί κύκλοι μαθημάτων και τάξεις

• Εμπορικές εκθέσεις

Όπως ακριβώς και οι παραδοσιακές εμπορικές εκθέσεις, έτσι και οι εικονικές εμπορικές εκθέσεις επιτρέπουν σε επιχειρήσεις και δημιουργούς να επιδεικνύουν τα προϊόντα και τις υπηρεσίες τους, αλλά με τη δυνατότητα να προσεγγίσουν ένα ευρύτερο κοινό, δια μέσου του διαδικτύου.

• Εκδηλώσεις προσέλκυσης εργατικού δυναμικού

• Εικονική επίδειξη ακινήτων προς πώληση

• Κοινωνικές εκδηλώσεις

• Υβριδικές εκδηλώσεις

Ποια πλατφόρμα εικονικών εκδηλώσεων είναι κατάλληλη για εσάς;Οι επιλογές είναι τόσο πολλές, που εύκολα μπορεί να μπερδευτείτε.Για να βρείτε αυτό που σας εξυπηρετεί καλύτερα, σκεφτείτε τα χαρακτηριστικά της εκδήλωσής σας και τι θέλετε να πετύχετε. Για παράδειγμα, ένα webinar έχει διαφορετικές προτεραιότητες και απαιτήσεις από μια εικονική συγκέντρωση φίλων.

Όταν αναζητάτε πλατφόρμα εικονικών εκδηλώσεων, για την επόμενη εκδήλωσή σας, πρέπει να εξετάζετε τα παρακάτω χαρακτηριστικά:

1.Όριο συμμετεχόντων

Αποφύγετε να χάσετε συμμετέχοντες, επιλέγοντας μια πλατφόρμα που να μπορεί να τους υποστηρίξει όλους.Για εκδηλώσεις μεγάλης κλίμακας, όπως εικονικά συνέδρια και εμπορικές εκθέσεις, θα χρειαστείτε μια πλατφόρμα που μπορεί να χειριστεί ένα μεγάλο ακροατήριο.Λάβετε υπόψη ότι ορισμένες πλατφόρμες υποστηρίζουν υψηλότερο όριο ατόμων, εφόσον θα συμμετέχουν μόνο για προβολή.

2.Δυνατότητες δέσμευσης

Ακόμη και αυτοπροσώπως, η προσέλκυση του ενδιαφέροντος του ακροατηρίου μπορεί μερικές φορές να αποτελεί δύσκολο επίτευγμα.Για την εικονική σας εκδήλωση, θέλετε μια πλατφόρμα που να ενισχύει το ενδιαφέρον και τη συμμετοχή του κοινού.

Η ζωντανή συνομιλία είναι απαραίτητο χαρακτηριστικό που επιτρέπει στους συμμετέχοντες να αλληλεπιδρούν και να κοινοποιούν αρχεία, χωρίς να διακόπτουν τον ομιλητή.Η συνομιλία σάς βοηθά επίσης αν αντιμετωπίσετε τεχνικά προβλήματα, κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης.Οι συμμετέχοντες μπορούν να επικοινωνούν με την ομάδα μέσω συνομιλίας, όταν χάνουν ήχο.

Οι ζωντανές λεζάντες προτιμώνται συχνά για περισσότερη σαφήνεια ή όταν οι συμμετέχοντες χρειάζονται σίγαση ήχου.Πολλές δυνατότητες ζωντανών λεζαντών μπορούν να μεταφραστούν σε πολλές διαφορετικές γλώσσες.Μπορείτε επίσης να ενθαρρύνετε περισσότερο τη συμμετοχή του ακροατηρίου με ερωτήσεις και απαντήσεις σε πραγματικό χρόνο, κάτι το οποίο επιτρέπει στους συμμετέχοντες να γράφουν ερωτήσεις κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης ή όποτε το επιτρέπει ο παρουσιαστής.Στη συνέχεια, οι ομιλητές μπορούν να απαντούν όταν θέλουν, είτε ιδιωτικά είτε με δυνατότητα να βλέπουν όλοι οι συμμετέχοντες.

3.Σύνθετα αναλυτικά στοιχεία

Τα αναλυτικά στοιχεία και οι αναφορές εκδηλώσεων μπορούν να σας βοηθήσουν να αποκτήσετε πληροφορίες για την εκδήλωση.Εάν θέλετε να διοργανώσετε ένα webinar, μια εμπορική έκθεση ή ένα συνέδριο, θα είναι χρήσιμο να μετρήσετε την επιτυχία της εκδήλωσης, να αποκαλύψετε δεδομένα μάρκετινγκ ή να συλλέξετε άλλες χρήσιμες πληροφορίες, όπως δημογραφικά στοιχεία, ενδιαφέροντα, προσέλκυση προσοχής συμμετεχόντων κ.λπ. Οι αναφορές και τα αναλυτικά στοιχεία μπορούν να σας προσφέρουν αυτές τις πληροφορίες.

4.Καταγραφή εκδήλωσης

Η αξία της εκδήλωσής σας δεν χρειάζεται να τελειώνει μετά το τέλος της εκδήλωσης.Η εγγραφή της εκδήλωσης σάς παρέχει περισσότερες ευκαιρίες για να επεκτείνετε την επιρροή σας.Μπορείτε να προσφέρετε τη δυνατότητα παρακολούθησης της μαγνητοσκοπημένης εκδήλωσης σε όσους δεν μπόρεσαν να συμμετάσχουν ζωντανά, να χρησιμοποιήσετε επιλεγμένα τμήματα για σκοπούς μάρκετινγκ ή για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, να προσφέρετε σε παλιότερους συμμετέχοντες τη δυνατότητα να την ξαναδούν, ή να την ξαναδείτε εσείς, για να μάθετε τι λειτούργησε και τι χρειάζεται βελτίωση.

5.Προσαρμογή επωνυμίας

Εάν χρησιμοποιείτε εικονικές εκδηλώσεις για να βοηθήσετε στην ανάπτυξη της επιχείρησής σας, χρειάζεστε μια πλατφόρμα εικονικών συμβάντων με δυνατότητες προσαρμογής. Οι δυνατότητες προσαρμογής σάς επιτρέπουν να δημιουργείτε τις δικές σας σελίδες καταχώρησης και πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπου μπορείτε να προσθέσετε την εμπορική επωνυμία σας.

6.Διαχείριση εκδηλώσεων

Τα εργαλεία διαχείρισης εκδηλώσεων σάς βοηθούν να σχεδιάσετε και να οργανώσετε μια εκδήλωση, καθώς και να δημιουργήσετε μια μοναδική εμπειρία με ευκολία και αποτελεσματικότητα.

Αναζητήστε δυνατότητες που αυτοματοποιούν εργασίες από το στάδιο σχεδιασμού έως και μετά την εκδήλωση, όπως εγγραφή, επιβεβαιώσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και παρακολουθήσεις, επεξεργασία πληρωμών, αποστολή δεδομένων ομιλητή, δημιουργία σελίδας εκδηλώσεων, παρακολούθηση, μετρικά, αναφορές και έρευνες.Όσο περισσότερο μπορείτε να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία, τόσο περισσότερο χρόνο κερδίζετε, για να επικεντρωθείτε στη διεξαγωγή μιας επιτυχημένης εκδήλωσης.

Δυνατότητες όπως είναι τα green rooms επιτρέπουν στους παρουσιαστές και στους διοργανωτές να οργανώνουν και να διαχειρίζονται τις διαδικασίες της τελευταίας στιγμής, από το παρασκήνιο, καθώς και να επικοινωνούν ιδιωτικά κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης.Άλλα στοιχεία ελέγχου διαχείρισης εκδηλώσεων επιτρέπουν στους παρουσιαστές να επιλέγουν πότε και ποιο περιεχόμενο μπορούν να προβάλλουν και να κοινοποιούν οι συμμετέχοντες.