ビデオ会議

リモートおよびハイブリッド作業の台頭以来、企業はビデオ会議を導入してきましたが、その目的は働く場所にかかわらず従業員とつながることです。

直属の部下の 1 人と短時間の 1:1 ビデオ チャットをスケジューリングしたいときも、組織全体で大人数の月末ビデオ会議をスケジューリングしたいときも、ビデオ会議ソフトウェアは、チームが一緒に仕事を進めて常にお互いの状況を知るための優れた手段となります。

一般的に、ビデオ会議セッションを実施するのに必要なものは Web 会議ソフトウェアと、堅牢なインターネットまたは WiFi 接続、およびビデオ会議デバイスだけです。

ビデオ会議を成功させるには、世界各地のチームメイトと共に仕事をするときのニーズを満たす特定の機能が必要になります。

ビデオ会議ツールに含まれている必要のある機能は次のとおりです。

• 会議のレコーディング。参加者と共有したり、後で参照したりするためです。
• チャット機能。会議セッションの前、進行中、後に同僚とつながるためです。
• 画面共有。実証を強調するためであり、出席者がプレゼンテーションの内容を追うのにも役立ちます。
• キャプションを追加する。すべての出席者にとってさらに明確で、インクルーシブで、アクセシブルにするためです。
• 背景を選ぶ、または独自にアップロードする。集中の妨げを最小限にするためです。
• リアクション ボタン。通話を中断させることなく、コンテンツまたはディスカッションにすばやく反応できるようにするためです。
• 出席者リストの閲覧とダウンロード。セッション後に参照して参加者をフォローアップするためです。

ビデオ会議ツールでは、参加者がカメラで映されることやマイクを使うことを本人が選択できることも必要です。

この種のソフトウェアは、プレゼンテーションのスキルにも役立つものであることが理想的です。ハイブリッド作業環境では、このスキルの重要性がこれまで以上に高まっているからです。Microsoft Teams にはスピーチ コーチという機能があり、会議でプレゼンテーションを行う人が自信を持って話せるように、話すペースやフィラー ワードの使用についてのガイダンスとフィードバックが提供され、聞き手とのチェックインを促すリマインダーも提示されます。

新型コロナウイルス感染症 (Covid-19) の世界的流行中に、多数の企業とオフィスが物理的なスペースを閉鎖し、世界中の人々が自宅での隔離を余儀なくされました。新型コロナウイルス感染症がビデオ会議にもたらした影響は甚大でした。"場所にとらわれない働き方" はかつて、時代の最先端を行く企業だけのものでしたが、ほぼ一夜にして必須になりました。突如として、あらゆる業種の企業が適応を迫られました。

多くの従業員が個人用コンピューターを使って、または雇用主から機器を借りて仕事をしていました。その他の企業は、数週間のつもりが数か月へと延びるのに伴い、従業員に在宅勤務用機器の購入資金を支給するとともに長期的なリモートワーク ポリシーを作成しました。企業はビデオ会議ソフトウェアなどのツールを採用し、これで従業員は分散したチームとのコラボレーションとつながりを続行できるようになりました。

Statista によれば、2021 年の時点で全世界のビデオ会議市場の価値は 146 億米国ドルです。新型コロナウイルス感染症流行中のビデオ会議の重要性、そして今日のビジネスの方法への影響は、今でも職場で感じることができます。

モダンなハイブリッド作業環境では、ビデオ会議が贅沢品から必需品になりました。ビデオ会議によって、チームは同じオフィス ビルの中にいるか、まったく別の地域にいるかにかかわらず、つながってお互いの顔を見る機会が得られます。

しかし、働く人々の環境が同じとは限らないことから、バーチャル通話のためのベスト プラクティスを確立することが不可欠です。たとえば、会議ノートをデジタル形式で、広くアクセス可能なアプリまたはドキュメントとして記録することで、全員の認識を整理してそろえます。また、会議出席者が事前に各自の機器をテストして稼働を確認することも、グループ通話中の技術的トラブルを避けるために重要です。

仮想会議は、追加の技巧が必要になることもありますが、組織全体をひとつにまとめてビジネスを円滑に進めるための強力なツールです。

新型コロナウイルス感染症 (Covid-19) と在宅勤務の機会によって、ビジネスにおけるビデオ会議の役割は大きく変わりました。また、ビデオ会議の導入で、組織にとってさまざまな機会が実現可能になります。たとえば、次のようなものです。

• 現在の事業地の近隣以外からも雇用することで、人材プールを拡大できます。
• ハイブリッド作業モデルに適した従業員をさらに雇用できるようになり、従来の 9 時から 5 時まで以外の柔軟な勤務時間を実現できます。
• 出張中の従業員もスマート デバイスでエンゲージメントとつながりを保つことができます。
• リモートまたはハイブリッド作業が可能であることをアピールして新しい従業員を募集することができます。

ビデオ会議を利用すると、リアルタイムで顔を見ながらできるコラボレーションを通して、ビジネス オペレーションを向上させるだけでなく、生産性を促進し、コミュニティをさらに強くすることもできます。