Videokonferenser

I och med att distans- och hybridarbete har blivit allt vanligare har företag implementerat videokonferenser för att hålla kontakten med medarbetare – var de än arbetar.

Programvara för videokonferenser är ett fantastiskt sätt att hjälpa teamet att samarbeta och hålla kontakten, oavsett om du vill schemalägga en snabb videochatt med en direkt underställd eller schemalägga ett större videomöte för hela organisationen vid slutet av månaden.

Vanligtvis krävs bara programvara för webbkonferenser, en bra Internet- eller Wi-Fi-anslutning och en enhet med videokonferensmöjligheter för att du ska kunna hålla en videokonferens.

För att en videokonferens ska fungera som den ska bör ett antal funktioner möta dina behov när du arbetar tillsammans med globala teammedlemmar.

I verktyg för videokonferenser bör dessa funktioner ingå:

• Spela in möten och dela dem med deltagare samt spara dem för framtida referens.
• Chattfunktion för att komma i kontakt med kollegor innan, under och efter en konferenssession.
• Skärmdelning för att markera demonstrationer och hjälpa deltagare att hänga med i presentationen.
• Lägg till undertexter för tydlighet, inkludering och tillgänglighet för alla deltagare.
• Välj en bakgrund eller ladda upp en egen för att minska mängden distraktioner.
• En reaktionsknapp för att snabbt interagera med innehållet eller diskussionen utan att avbryta ett samtal.
• Visa och ladda ned deltagarlistan som referens och gör uppföljningar med deltagare efter sessionen.

Verktyg för videokonferenser ska också göra det möjligt för deltagare att välja huruvida de vill använda kameran och mikrofonen eller inte.

Helst ska denna sorts programvara även hjälpa dig med dina presentationsfärdigheter – dessa färdigheter är trots allt viktigare än någonsin i en hybridarbetsmiljö. I Microsoft Teams finns funktionen Talcoach, som hjälper presentatörer att tala med mer självsäkerhet i möten genom att tillhandahålla vägledning och feedback om tempo, användning av utfyllnadsord och påminnelser om att hålla koll på publiken.

Under covid-19-pandemin stängde miljontals företag och kontor ner sina fysiska arbetsplatser, och personer världen över tvingades till karantän hemma. Covids inverkan på videokonferenser var massiv – "arbeta överallt” var inte längre bara en företagstrend, utan plötsligt en nödvändig funktion. Företag inom alla branscher blev tvungna att anpassa sig.

Många medarbetare utför sitt arbete på privata datorer eller utrustning lånad från deras arbetsgivare. När veckor blev till månader gav andra företag sina anställda pengar för att köpa arbetsutrustning för hemmet samt skapade långsiktiga principer för distansarbete. Företag började använda sig av verktyg som program för videokonferenser så att medarbetare kunde fortsätta samarbeta och hålla kontakten med sina distribuerade team.

I och med 2021 är den globala marknaden för videokonferenser värd 14,6 miljarder USD enligt Statista. Vikten av videokonferenser under Covid – och dess effekt på hur vi bedriver verksamheter idag – märks fortfarande av på arbetsplatser.

I och med den moderna hybridarbetsmiljön har videokonferenser gått från lyx till nödvändighet. Med videokonferenser får team en möjlighet att hålla kontakten och ses ansikte mot ansikte – oavsett om de befinner sig i samma kontorsbyggnad eller på olika orter.

Eftersom medarbetare kanske inte befinner sig på samma plats är det dock viktigt att införa regelverk för virtuella samtal. Du bör till exempel göra mötesanteckningar i en digital och lättillgänglig app eller ett digitalt dokument för att se till att alla är organiserade och arbetar mot samma mål. Det är även viktigt att mötesdeltagare testar sin utrustning och ser till att den fungerar i förhand för att undvika teknikstrul under ett gruppsamtal.

Virtuella möten kräver ibland lite extra pusslande, men de kan vara kraftfulla verktyg som håller samman organisationen och ser till att verksamheten rullar på som den ska.

Covid-19 och möjligheter för hemarbete har väsentligt förändrat videokonferensers roll inom företag. När du implementerar videokonferenser kan din verksamhet få många nya möjligheter. Till exempel:

• Du får tillgång till större kompetenspool genom att anställa sökande från andra orter.
• Du kan anställa en arbetsstyrka som passar hybridarbetsmodellen, vilken möjliggör flexibla timmar istället för det traditionella 9–17-schemat.
• Medarbetare på resande fot kan jobba och hålla kontakten med en smartenhet.
• En arbetsmiljö med distans- eller hybridarbete kan göra ditt företag mer lockande för sökande.

Med videokonferenser kan företagets verksamhet förbättras, och samtidigt främjas produktiviteten och sammanhållningen i och med samarbete ansikte mot ansikte i realtid.