Det här är varför företag använder RPA-verktyg

Hur står sig RPA-verktyg jämfört med andra processautomatiseringslösningar?

För att förstå fördelarna med RPA-verktyg jämfört med andra lösningar för arbetsflödesautomatisering är det bra att förstå skillnaden mellan automatisering och RPA. Läs mer om arbetsflödesautomatiseringArbetsflödesautomatisering använder teknik för att minska de manuella stegen i en affärsprocess, men det krävs fortfarande att en person slutför processen. RPA-verktyg skapar robotar för att arbeta genom grafiskt användargränssnitt så att ingen mänsklig inblandning behövs. Dessa kan vara bevakade processer där personer fortfarande måste initiera uppgifterna, eller så kan de vara obevakade processer, som är fullständigt automatiserade.

RPA-verktyg kräver lite eller ingen kodning, och eftersom robotarna använder samma infrastruktur och lösningar som medarbetarna använder behöver du inte ändra din underliggande arkitektur. Företagsanvändare driver RPA-lösningar. I själva verket är vissa RPA-lösningar utformade för medborgarutvecklare, utan teknisk bakgrund, som kan automatisera de manuella processer som de arbetar med varje dag. Med minimal eller ingen IT-inblandning kan du optimera verksamheten och förbättra medarbetarnas nöjdhet utan att betala kostnaderna för traditionell utveckling.

RPA skiljer sig även från traditionella processautomatiseringsverktyg på följande sätt:

• Traditionella automatiseringsprocesser kan kräva att en del av eller hela teknikinfrastrukturen ändras. RPA-robotar arbetar i det grafiska användargränssnittet och interagerar med andra system på samma sätt som människor.
• RPA-robotar är flexibla nog att automatisera processer för flera applikationer.
• Eftersom RPA-robotar är avsedda för repetitiva allmänna processer som datainmatning, är de skalbara och enklare att uppgradera än en arbetsflödeslösning som har utformats för en enda process.

RPA-programvara skapar värde genom att förbättra effektiviteten i repetitiva, regelbaserade arbetsflöden, men vissa processer passar bäst för dina medarbetare. I allmänhet är processer som använder mycket ostrukturerade data eller grafisk information, och som är beroende av snabbt föränderliga parametrar, bäst för dina kreativa medarbetare att hantera.

RPA:s roll i dag och i morgon

För närvarande ger RPA-programvara synlighet när företag lär sig att använda den och observerar de fördelar som den erbjuder, till exempel tids- och kostnadsbesparingar. Men precis som alla tekniker kommer RPA att bli mer avancerat och förändras när affärsbehoven förändras. Här är några förutsägelser för hur RPA-verktyg kan utvecklas:

• Nära integrering med AI. Allt eftersom RPA utvecklas kommer företag sannolikt att upptäcka nya sätt att kombinera det med ny teknik som AI, maskininlärning eller t.o.m. Sakernas Internet (IoT) – vilket vissa företag redan har gjort. Hyperautomatisering, eller intelligent automatisering, utökar de typer av uppgifter som RPA-verktyg kan utföra och ger dem möjlighet att automatisera en mängd olika komplexa uppgifter.
• Mer invecklad automatisering. Företag använder RPA för att automatisera alla typer av vardagliga uppgifter, men genom att kombinera det med AI och maskininlärning får du tillgång till en helt ny uppsättning uppgifter som kan effektiviseras. Företag kan till exempel för närvarande använda RPA-verktyg för att digitalisera dokument, men AI-förstärkta RPA-verktyg kan även förstå dokumentinnehållet och klassificera det effektivt utan fel.
• Billigare och mer tillgängligt. När RPA-verktygen först kom ut på marknaden var de svårare att få tillgång till och de kunde vara mycket dyra. Men allteftersom efterfrågan på RPA-programvara ökade har fler företag börjat erbjuda det. Med fler tillgängliga alternativ kommer priserna sannolikt att sjunka och funktionerna blir mer konkurrenskraftiga.

Viktiga funktioner i RPA-programvara

Många RPA-verktyg finns på marknaden, alla med olika funktioner. Men det här är åtminstone de viktigaste funktionerna som bra RPA-programvara bör erbjuda:

• Samverkan. RPA-programvaran bör fungera med dina befintliga skrivbordsprogram, webbprogram och andra större program. Den bör också kunna ansluta till system-API:er och läsa/skriva till databaser.
• Utökning av data. Din programvara bör kunna hämta data från webbplatser och sociala medier.
• Bearbetning av olika datatyper. Det är viktigt att din programvara kan hämta och mata in data, kombinera data från flera källor och följa villkorssatser som if/else.
• Programmeringsgränssnitt. Ett programmerbart gränssnitt är viktigt. RPA-programvara kan tillhandahålla intelligenta eller kognitiva funktioner för att konfigurera robotar för att fatta beslut, vilket hjälper ditt företag att drivas mer effektivt. Robotar kan till exempel hjälpa till att svara på IT-supportärenden och lätta på en del av IT-teamets administrativa börda så att de kan fokusera på andra initiativ. Vissa programvarualternativ tillhandahåller även no-code-metoder för programmeringsrobotar, men alla RPA-verktyg bör kunna interagera med olika typer av program, e-postmeddelanden, filer och mappar.

Välja och arbeta med RPA-programvara

När du börjar utvärdera de tillgängliga RPA-verktygen bör du tänka på vilka typer av processer du planerar att automatisera. Olika kontroller och kommandon finns inbyggda i alla verktyg för robotstyrd processautomation som dikterar dess funktioner, så se till att de matchar dina mål för arbetsflödesautomatisering. Försök även hitta återanvändbara komponenter och se till att dina robotar enkelt kan fungera i dina befintliga system.

Ta hänsyn till följande kriterier när du väljer rätt RPA-programvara för din organisation:

• Lätt att använda. RPA-programvara bör vara tillräckligt enkel för någon med begränsad programmeringskunskap för att skapa automatiseringen och sedan konfigurera ett arbetsflöde i RPA-programvaran. Det finns även vissa RPA-erbjudanden med lågkod som medborgarutvecklare utan IT-kunskaper kan använda för att automatisera sina arbetsflöden. Den programvara du väljer bör erbjuda inbyggda, utökningsbara kommandon, guider och GUI:er.
• Flexibel. Med programvaran bör du kunna konfigurera anpassade funktioner utan att behöva betala leverantören extra för anpassning. Den bör även kunna hantera olika användningsfall och varierande mängder data samtidigt som konsekventa prestanda upprätthålls.
• Skalbar. RPA-programvara bör kunna skalas snabbt för att uppfylla företagets driftskrav och hantera uppdateringar. Programvaran bör även kunna köra flera robotar och flera arbetsflöden.

Så använder olika branscher RPA-programvara

Alla typer av företag har hittat ett sätt att dra nytta av RPA-programvara. Branscher inom t.ex. sjukvård kan använda RPA för att boka tider, utföra patientdatainmatning, bearbeta anspråk och hantera fakturering. Så här använder andra branscher RPA-verktyg för att omvandla sina processer:

• Detaljhandel. Uppdatera order, leverera produkter och spåra försändelser.
• Telekommunikation. Övervakning, bedrägeridatahantering och uppdatering av kunddata.
• Banker. Effektivisering av arbete, datanoggrannhet och säkerhet.
• Försäkring. Hantering av arbetsprocesser, inmatning av kunddata och hjälp med ansökningar.
• Tillverkning. Hjälp med leveranskedjeprocesser, fakturering av material, kundtjänst, support och administration.

Begränsningar hos RPA-verktyg

RPA-programvara erbjuder många fördelar, men den kan inte göra allt. Även om tekniken fortfarande utvecklas så fungerar den bäst som en del av ett nätverk tillsammans med annan teknologi. Den är ännu inte en allomfattande lösning som kan lösa alla utmaningar i verksamheten.

För närvarande är RPA en regelbaserad teknik som fungerar bäst med strukturerade data eller information som följer en fördefinierad datamodell. För att det ska fungera måste du programmera robotarna att göra det du vill att de ska göra, och de fungerar bara inom dessa parametrar. Såvida du inte lagrar den med AI- eller maskininlärningstekniker kan din RPA-lösning endast följa de regler som du tilldelar, inte förstå eller tolka det innehåll som den har åtkomst till.

För att ett RPA-verktyg ska bearbeta information från fakturor eller andra papper måste alla dokument ha samma format. Verktyget kan inte bearbeta filer som avviker från formatet. Därför passar RPA-verktyg inte bra för ostrukturerade data eller information som inte följer en fördefinierad datamodell.

Dessutom lär sig eller anpassar sig inte RPA-verktygen. Om affärsprocesserna ändras måste du programmera om dina robotar så att de fungerar med de nya processerna, vilket kan vara tidskrävande. Om RPA-verktyget inte är kompatibelt med dina nya processer kan din investering bli kortvarig. För att undvika det här problemet bör du fundera på hur troligt det är att dina processer och tekniker kommer att ändras innan du inför ett RPA-verktyg.

Så lyckas du med RPA-verktyg

Precis som med andra tekniker beror din framgång med RPA-programvara på hur du tillämpar den. Även de bästa verktygen kan inte åtgärda en fundamentalt bristfällig process, så det är viktigt att tänka igenom vilka uppgifter du automatiserar. Rätt RPA-verktyg i rätt sammanhang med ett specifikt, mätbart mål i åtanke kan omdefiniera hur effektiviteten ser ut på i företag. Tänk på följande metodtips när du börjar använda RPA-teknik för att automatisera dina processer:

• Känna till processen som du vill automatisera. Granska alla dina driftsprocesser för att ta reda på vilka uppgifter som passar bäst för RPA. Kom ihåg att RPA-verktygen generellt inte kan förstå information, så om du inte planerar att även använda AI ska du välja en process som har tydligt definierade parametrar och inte behöver så mycket mänsklig inblandning eller tillsyn, till exempel schemaläggning av möten eller bearbetning av fakturor. Vissa program, till exempel Microsoft Power Automate, erbjuder funktioner som hjälper dig att identifiera rätt processer att automatisera.
• Välj rätt verktyg. När du har fastställt de processer som du vill automatisera hittar du de verktyg som bäst stöder den typen av arbete. Alla verktyg har olika styrkor, så utvärdera dem baserat på funktioner, pris, implementering och hur väl de fungerar med din befintliga programvara.
• Utbilda medarbetarna. Att lära personalen hur de ska använda – och slutligen ändra eller underhålla – ditt RPA-verktyg är ett bra sätt att försäkra sig om dess fortsatta värde och öka användningen inom företaget.
• Mät dina resultat. Före och efter implementeringen övervakar du KPI:er (key performance indicators) som produktivitet, noggrannhet för datainmatning, antal schemalagda avtalade tider eller dokument som bearbetats av medarbetarna. Om dina KPI:er inte förbättras efter implementeringen kan det vara ett tecken på att du har valt fel processer eller gett dina robotar fel parametrar.